Von der Steintafel zur eAkte

Haben Sie schon einmal etwas von Athanasius Kircher gehört? Nein? Der Jesuit und römische Gelehrte lebte im 17. Jahrhundert und galt als der Mann, der alles wusste – und das ganz ohne die Hilfe von Suchmaschinen oder Sprachassistenten, auf deren Informationen wir heute nicht mehr verzichten können und wollen.

Dabei begann das Sammeln und Aufbereiten von Daten, das Google und Co. heutzutage auf die Spitze treiben, mal ganz simpel: Mit der sogenannten Keilschrift wurden ab dem Jahr 34 v. Chr. im Steuerwesen Informationen erfasst und festgehalten. Zum Beispiel, wie viele Esel und Ochsen jemand besaß. Tontafel und Papyrusrolle lösten die Steintafel ab – es folgten Papier, Druck, Fotografie, Telefon, Fernseher, Computer und Smartphone.

„Mit jedem neuem Medium änderten sich die Verhaltensweisen im sozialen und beruflichen Umfeld“, sagt Christina Tilli, die das Projekt eAkte leitet. Wenn sich Kinder und Jugendliche heute verabreden, klären sie alles per WhatsApp, während sie früher an der Tür klingelten. Und im Erzbischöflichen Generalvikariat kommunizieren die Mitarbeiter nun per Lotus Notes und Viadesk, speichern Informationen im Adress- und Verwaltungssystem und legen ihre produzierten Schriftstücke und Informationen in der eAkte ab.

Die Umstellung von der Papierakte auf die eAkte im Generalvikariat wurde 2016 beschlossen. Aufgabe der eAkte ist es, Geschäftsfälle zu verwalten und nachvollziehbar zu machen. Wenn eine Gemeinde ihre Kirche sanieren möchte, Mitarbeitende ihr Fahrtenbuch einreichen oder Weiterbildungsmaßnahmen beantragen – dann ist das ein Geschäftsfall, der dokumentiert werden muss.

Welche Vorteile bringt die eAkte im Gegensatz zur „guten, alten Papierakte“ mit sich? Christina Tilli nennt die Schlagworte Nachvollziehbarkeit, Flexibilität und Vollständigkeit. Bis vor vier Jahren ist die Papierakte von Schreibtisch zu Schreibtisch gegangen. Wenn die Person, auf deren Schreibtisch die Akte lag, krank war, konnten andere keine Auskunft dazu bekommen. Im System der eAkte kann jeder Mitarbeitende nach der Akte suchen und Informationen über den Bearbeitungsstatus erhalten. Außerdem ist es nun leichter, eine E-Mail per Drag and Drop zu verakten, statt sie auszudrucken und einzuheften.

Damit integriere sich die eAkte in die moderne Arbeitswelt.Während 2015 noch fast 40.000 Papier-Dokumente in der Registratur des Generalvikariats registriert wurden, waren es 2018 nur noch ein bisschen mehr als 1000. Dafür wurden 2018 über 29.000 Dokumente in der eAkte registriert. Das langfristige Ziel ist, die einzelnen Fachsysteme, mit denen die Abteilungen arbeiten, irgendwann zusammenzuführen. Dann könnten Informationen von Programm zu Programm ausgetauscht und damit auch übergreifend gesucht werden. Christina Tilli sagt: „Wir befinden uns in einem Veränderungsprozess. Gefühlt mag die eAkte nicht in jedem Bereich Dinge erleichtern – aber langfristig schon.“

Wenn mittlerweile alle Abteilungen des Generalvikariats mit der eAkte arbeiten, bedeutet das nicht, dass der Lernprozess im Umgang mit dem Programm zu Ende ist. Ein Programm kann nur so gut sein, wie man selbst die Daten pflegt. Außerdem wird es immer wieder technische Neuerungen, auch bei der Software der eAkte geben. So erscheint Ende 2020 eine neue Version des Programms Smart Client, bei der die Pflege der Metadaten in einem neuen, eigenen Fenster möglich sein wird.

Besonders das Thema Datenschutz wird die Arbeit mit der eAkte und anderen Fachsystemen beeinflussen. In Zukunft wird es möglich sein, in der eAkte zwischen schutzbedürftigen und öffentlichen zugänglichen Daten zu unterscheiden. Diese Möglichkeit werde es jedoch erst geben, wenn weitere Richtlinien im Bereich Datenschutz für das Generalvikariat erarbeitet wurden. Schließlich bleibt die technische Entwicklung nicht bei der eAkte stehen.