Neues Kirchenvorstandsrecht in Nordrhein-Westfalen

Gemäß § 20 Abs. 4 Kirchliches Vermögensverwaltungsgesetz für die Erzdiözese Paderborn (KVVG) vom 10. Oktober 2024 werden in Fortschreibung der bisherigen Rechtslage Beschlüsse des Kirchenvorstandes durch Auszüge aus dem Protokoll bekundet.

Bei der (nichtelektronischen) Protokollierung von Kirchenvorstandsbeschlüssen und der Erstellung von Auszügen aus dem Protokoll sind folgende gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen:

• Die Beschlüsse des Kirchenvorstandes werden unter Angabe des Tages und des Ortes, der Anwesenden und des Abstimmungsergebnisses protokolliert (§ 20 Abs. 1 KVVG).
• Beschlüsse werden vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied unter Beidrückung des Amtssiegels unterschrieben (§ 20 Abs. 2 KVVG).
• Die Auszüge aus dem Protokoll werden vom Vorsitzenden oder der Verwaltungsleitung unter Beidrückung des Amtssiegels beglaubigt (§ 20 Abs. 4 KVV).

Nach diesen Vorgaben ist das bisherige Muster für einen Auszug aus dem Sitzungsbuch, jetzt Muster für einen Auszug aus dem Protokoll, überarbeitet und angepasst worden. Bei der Verwendung des Musters ist folgendes zu beachten:

• Die Anzahl der gewählten Mitglieder bleibt bis zur ersten Konstituierung eines neues Kirchenvorstandes nach dem KVVG gemäß § 32 Abs. 1 KVVG unverändert. Die Anzahl der beispielhaft im Muster aufgeführten Felder für die Vermerkung der gewählten Mitglieder kann im Muster entsprechend der tatsächlichen Anzahl der gewählten Mitglieder angepasst werden.
• Sofern Mitglieder im Sinne von § 5 Abs. 2 KVVG (Pfarrbeauftragte / Pfarrbeauftragter im Modell nach can. 517 § 2 CIC) oder Mitglieder im Sinne von Art. 4 § 4 Einführungsgesetz zum Kirchlichen Vermögensverwaltungsgesetz für die Erzdiözese Paderborn – KVVG – (EG KVVG PB) vom 10. Oktober 2024 (aufgrund besonderen Rechtstitels Berechtigte oder die von ihnen Ernannten) nicht vorhanden sind, können diese Felder gestrichen werden.
• Der Verwaltungsleitung kommt gemäß § 5 Abs. 4 KVVG keine Stellung als Mitglied des Kirchenvorstandes zu. Sie ist deshalb auch nicht als Mitglied im Protokoll aufzuführen. Es kann jedoch ein gesonderter Hinweis auf die Anwesenheit der Verwaltungsleitung in der Sitzung erfolgen.
• Die allgemeinen Vertretungsregelungen finden auch auf die Protokollierung von Beschlüssen sowie die Beglaubigung von Auszügen aus dem Protokoll Anwendung (vgl. hierzu § 6 Abs. 2 und 4 KVVG). Eine Unterzeichnung des Protokolls kann deshalb entweder durch den Vorsitzenden oder eine mit dem geschäftsführenden oder im Verhinderungsfalle eine mit dem stellvertretenden Vorsitz betraute Person gemeinsam mit einem weiteren Mitglied des Kirchenvorstandes erfolgen. Die Beglaubigung des Auszuges aus dem Protokoll erfolgt durch den Vorsitzenden, die geschäftsführende Vorsitzende oder den geschäftsführenden Vorsitzenden oder im Verhinderungsfalle durch die stellvertretende Vorsitzende oder den stellvertretenden Vorsitzenden.
• Der Auszug aus dem Protokoll kann grundsätzlich auch durch die Verwaltungsleitung beglaubigt werden.
• Die den Auszug aus dem Protokoll beglaubigende Person muss bei der Beschlussfassung nicht anwesend gewesen sein.

Beschlüsse, die bereits nach neuem Recht gefasst und protokolliert worden sind, können nicht unter Verwendung des alten Musters, welches Bezug auf die Vorgaben des Gesetzes über die Verwaltung des katholischen Kirchenvermögens (VVG) vom 24. Juli 1924 nimmt, bekundet werden.

Gemäß § 18 Abs. 1 Kirchliches Vermögensverwaltungsgesetz für die Erzdiözese Paderborn (KVVG) vom 10. Oktober 2024 können besondere Sitzungs- und Beschlussformate durchgeführt werden.

Besondere Sitzungs- und Beschlussformate sind:

a) virtuelle (Hybrid-)Sitzungen, insbesondere Telefon-, Weg- oder Videokonferenzen,

b) Stern oder Umlaufverfahren.

• Grundsätzlich entscheidet der Kirchenvorstand über die Durchführung eines besonderen Sitzungs- oder Beschlussformates (§ 18 Abs. 1 S. 2, 1. Hs. KVVG). Deshalb wird der Beschluss grundsätzlich unterteilt:
  1. Zustimmung zur Durchführung eines besonderen Sitzungs- oder Beschlussformates
  2. sachlicher Beschlussgegenstand.
• Davon abweichend entscheidet der Vorsitzende im Eilfall allein (§ 18 Abs. 1 S. 2, 2. Hs. KVVG). In diesem Falle ist die Eilbedürftigkeit unter 1. darzulegen. Ob es sich um einen Eilfall handelt, muss vor Ort und im Einzelfall entschieden werden.
• Widerspricht im Einzelfall ein Drittel der Mitglieder des Kirchenvorstandes der Durchführung eines Stern- oder Umlaufverfahrens, ist eine Präsenzsitzung oder ein besonderes Sitzungsformat durchzuführen (§ 18 Abs. 3 S. 3 KVVG).
• Den Mitgliedern des Kirchenvorstandes ist bei der Durchführung besonderer Sitzungs- und Beschlussformate rechtzeitig eine Beschlussvorlage zu übermitteln (§ 16 Abs. 2 S. 1 KVVG). Im Übrigen gilt § 15 KVVG entsprechend.
• Stern- oder Umlaufverfahren sind bei Wahlen nicht zulässig (§ 18 Abs. 2 S. 2 KVVG). Sie unterliegen der Schrift- oder Textform (§ 18 Abs. 3 S. 1 KVVG). Den Mitgliedern des Kirchenvorstandes muss eine Frist zur Rückäußerung eingeräumt werden, wobei eine nicht fristgemäße Rückäußerung als Ablehnung gilt (§ 18 Abs. 3 S. 2 KVVG).
• Das Protokoll ist im Sinne von § 20 KVVG zu fassen. Protokolliert werden Tag und Ort bzw. (für besondere Sitzungs- und Beschlussformate) Verfahrensweise und Zeitraum der Beschlussfassung, die Anwesenden bzw. Abstimmenden sowie das Abstimmungsergebnis (§ 20 Abs. 1 KVVG). Die Beschlüsse werden vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied unter Beidrückung des Amtssiegels unterschrieben und so protokolliert. Es empfiehlt sich die textlichen bzw. schriftlichen Rückmeldungen in einem Stern- oder Umlaufverfahren als Anlage zum Protokoll zu nehmen oder in anderer Weise zu Zwecken der späteren Nachweisbarkeit abzulegen.
• Über den Zeitpunkt der Protokollierung ist grundsätzlich vor Ort zu entscheiden, gesetzliche Vorgaben sind nicht vorhanden. Das gilt auch für besondere Sitzungs- und Beschlussformate. Bei diesen Verfahrensweisen ist der protokollierte Beschluss nebst dem Abstimmungsergebnis in der nächsten ordentlichen Sitzung bekannt zu geben. Die Protokollierung erfolgt also im Regelfall bereits im Vorfeld zur nächsten Sitzung. Sie dient der Herstellung der Handlungsfähigkeit des Kirchenvorstandes. Die Bekanntgabe in der nächsten Sitzung erfolgt vor dem Hintergrund des Informationsinteresses des Kirchenvorstandes. Insofern stellt die Bekanntgabe auch keine Wirksamkeitsvoraussetzung dar.

Muster Protokollauszug bes. Beschlussformat KVVG bis KV-Wahl 2025

Muster Protokollauszug bes. Sitzungsformat KVVG bis KV-Wahl 2025