Gemäß § 20 Abs. 4 Kirchliches Vermögensverwaltungsgesetz für die Erzdiözese Paderborn (KVVG) vom 10. Oktober 2024 werden in Fortschreibung der bisherigen Rechtslage Beschlüsse des Kirchenvorstandes durch Auszüge aus dem Protokoll bekundet.
Bei der (nichtelektronischen) Protokollierung von Kirchenvorstandsbeschlüssen und der Erstellung von Auszügen aus dem Protokoll sind folgende gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen:
- Die Beschlüsse des Kirchenvorstandes werden unter Angabe des Tages und des Ortes, der Anwesenden und des Abstimmungsergebnisses protokolliert (§ 20 Abs. 1 KVVG).
- Beschlüsse werden vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied unter Beidrückung des Amtssiegels unterschrieben (§ 20 Abs. 2 KVVG).
- Die Auszüge aus dem Protokoll werden vom Vorsitzenden oder der Verwaltungsleitung unter Beidrückung des Amtssiegels beglaubigt (§ 20 Abs. 4 KVV).
Nach diesen Vorgaben ist das bisherige Muster für einen Auszug aus dem Sitzungsbuch, jetzt Muster für einen Auszug aus dem Protokoll, überarbeitet und angepasst worden. Bei der Verwendung des Musters ist folgendes zu beachten:
- Die Anzahl der gewählten Mitglieder bleibt bis zur ersten Konstituierung eines neues Kirchenvorstandes nach dem KVVG gemäß § 32 Abs. 1 KVVG unverändert. Die Anzahl der beispielhaft im Muster aufgeführten Felder für die Vermerkung der gewählten Mitglieder kann im Muster entsprechend der tatsächlichen Anzahl der gewählten Mitglieder angepasst werden.
- Sofern Mitglieder im Sinne von § 5 Abs. 2 KVVG (Pfarrbeauftragte / Pfarrbeauftragter im Modell nach can. 517 § 2 CIC) oder Mitglieder im Sinne von Art. 4 § 4 Einführungsgesetz zum Kirchlichen Vermögensverwaltungsgesetz für die Erzdiözese Paderborn – KVVG – (EG KVVG PB) vom 10. Oktober 2024 (aufgrund besonderen Rechtstitels Berechtigte oder die von ihnen Ernannten) nicht vorhanden sind, können diese Felder gestrichen werden.
- Der Verwaltungsleitung kommt gemäß § 5 Abs. 4 KVVG keine Stellung als Mitglied des Kirchenvorstandes zu. Sie ist deshalb auch nicht als Mitglied im Protokoll aufzuführen. Es kann jedoch ein gesonderter Hinweis auf die Anwesenheit der Verwaltungsleitung in der Sitzung erfolgen.
- Die allgemeinen Vertretungsregelungen finden auch auf die Protokollierung von Beschlüssen sowie die Beglaubigung von Auszügen aus dem Protokoll Anwendung (vgl. hierzu § 6 Abs. 2 und 4 KVVG). Eine Unterzeichnung des Protokolls kann deshalb entweder durch den Vorsitzenden oder eine mit dem geschäftsführenden oder im Verhinderungsfalle eine mit dem stellvertretenden Vorsitz betraute Person gemeinsam mit einem weiteren Mitglied des Kirchenvorstandes erfolgen. Die Beglaubigung des Auszuges aus dem Protokoll erfolgt durch den Vorsitzenden, die geschäftsführende Vorsitzende oder den geschäftsführenden Vorsitzenden oder im Verhinderungsfalle durch die stellvertretende Vorsitzende oder den stellvertretenden Vorsitzenden.
- Der Auszug aus dem Protokoll kann grundsätzlich auch durch die Verwaltungsleitung beglaubigt werden.
- Die den Auszug aus dem Protokoll beglaubigende Person muss bei der Beschlussfassung nicht anwesend gewesen sein.
Beschlüsse, die bereits nach neuem Recht gefasst und protokolliert worden sind, können nicht unter Verwendung des alten Musters, welches Bezug auf die Vorgaben des Gesetzes über die Verwaltung des katholischen Kirchenvermögens (VVG) vom 24. Juli 1924 nimmt, bekundet werden.
