Ein Projekt ist die Bewältigung von einmaligen, neuartigen und komplexen Aufgaben. Für die Bearbeitung stehen einem Projektteam befristete Ressourcen wie Zeit, Personal und Mittel zur Verfügung.
Soweit so theoretisch. Und um es konkreter werden zu lassen, betrachten wir das Projekt genauer in allen Projektphasen mit allen Projektbeteiligten, die für die Umsetzung nötig sind.
Initiierung -> Auftrag -> Start -> Steuern -> Ziel erreichen
Oft entstehen Projekte aus einem hohen Handlungsdruck. Diese Projekte starten meist in einer hektischen und stressigen Stimmung, manchmal passt die Beschreibung „Panikartig“. Bemerkenswerter Weise führt diese Ausgangslage oft zu einem schnellen Fortkommen und höchster Aufmerksamkeit. Die große Gefahr besteht aber, dass in der Hektik wichtige Voraussetzungen für die spätere Projektarbeit übersehen oder vernachlässigt werden. Diese Defizite führen im Verlauf zu Hemmnissen und müssen leider letztlich mit erhöhtem Aufwand nachgeholt und nachgearbeitet werden.
Gleichzeitig gibt es die Projekte, die „schon immer mal gemacht werden sollten“. Die grundsätzliche Notwendigkeit für eine Veränderung wird erkannt, aber mit niedrigem Elan oder Aktualität versehen. Hier besteht die Gefahr, dass diese Projekte halbherzig starten oder wenig Aufmerksamkeit erfahren. Das Projekt dümpelt so vor sich hin oder versinkt allmählich im Alltagtrott. Auch hier waren die Voraussetzungen für die spätere Projektarbeit nicht ausreichend gesichert.
Aber was sind die optimalen Voraussetzungen für eine erfolgsversprechende Projektarbeit? Die Kurzfassung lautet: Auftragsklärung, Auftragsklärung, Auftragsklärung. Und die längere Antwort ist: Es braucht in dieser Projektphase ein Aushandeln und Vereinbarung auf die Fragen:
Und weil alle diese Fragestellungen sich gegenseitig bedingen und zueinander in Bezug stehen spricht man vom Projektdreieck: Mehr Umfang bedeutet zum Beispiel auch mehr notwendige Ressourcen (Zeit, Personal, und/oder finanzielle Mittel) oder weniger mögliche Zeit kann das erzielbare Ergebnis (also Umfang) verringern.
WICHTIG: Die Fragestellungen im Projektdreieck müssen verständlich beantwortet werden und zwischen den Beteiligten in einem Diskurs ausgehandelt sein. Eine anschließende Ausformulierung und Dokumentation sichert dieses Ergebnis. So kann Orientierung für die heutigen und zukünftigen Projektbeteiligten entstehen, womit wir zu der zweiten zentralen Säule der Projektiniitierung kämen: Die Projektbeteiligten.
Nachdem das Projekt inhaltlich beschrieben und formuliert ist, braucht es selbstverständlich auch Menschen, die diese Aufgaben bewältigen, die über das nötige Know-How verfügen und denen die nötigen zeitlichen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.
Wir werfen einen Blick auf die jeweiligen Projektrollen:
Der Projektauftraggeber ist die Person, die das Projektziel erreicht haben möchten, es aber selbst nicht sicherstellen kann und vertritt die Interessen einer Organisation im Projekt und die Interessen des Projektes in der Organisation.
Die Projektleitung übernimmt Verantwortung für die Projektausführung und -umsetzung, koordiniert das Projektteam, steuert Termine, Ressourcen sowie Ergebnisse und achtet auf deren Einhaltung und Qualität.
Projektbeteiligte bringen ihre Charismen, ihre Energien und Perspektiven in die Projektarbeit ein. Sie übernehmen Aufgaben und stellen deren Bearbeitung sicher.
Sobald diese Rollen möglichst optimal besetzt sind, kann das Projekt starten. Jedes Projekt wird früher oder später auf unvorhergesehene Herausforderungen stoßen. In dieser Situation ist es wichtig, sich an die ursprünglich vereinbarten Regeln mit Rechten und Pflichten zu erinnern und an ihnen Orientierung zu finden. Daher ist es enorm wichtig, dass der Projektauftrag und die Projektbeteiligten schriftlich dokumentiert werden. Dieses Dokument ist der Projektsteckbrief.
Der Projektsteckbrief ist das Ergebnis der Projektiniitierung. Hier sind die ausgehandelten Ergebnisse (auf die Fragen Was? Bis wann? Mit welchen Ressourcen?) zu einem Projektauftrag zusammengeführt und dokumentiert. Nur so entsteht Klarheit, Verbindlichkeit und Transparenz. Eine Kurzbeschreibung des Projektsteckbriefes lautet daher: Antrag + Auftrag = Vertrag. Und als solchen Vertrag zwischen den Beteiligten sollte der Projektauftrag gesehen und gelebt werden.
Das bedeutet nicht, dass spätere nötige Veränderungen unmöglich werden. Sie sollen sogar möglich sein, da ein Projekt „lebt“ und sich im Zeitablauf unvorhersehbare Dinge ereignen, die eine Anpassung erforderlich machen. Diese Anpassung sollte eben in einer Art „Kurz-Projektiniitierung“ durchlaufen und erneut beantworten werden. Bei einer wesentlichen Neubeantwortung führt dies zu einem „Kontrakt 2.0“, der dann ja wiederrum Klarheit, Verbindlichkeit und Transparenz erzeugt.
Wichtige Grundbedingungen für die Projektarbeit sollten bei der Projektinitiierung bereits berücksichtigt werden. Diese sind nicht materiell, wie zum Beispiel Ressourcen und auch keine quantitativen, wie Klärung von Ziele und Umfang, sondern sind eine Frage der Haltung und der Charismen der Beteiligten über die Art und Weise der Zusammenarbeit untereinander.
Grundsätzlich lässt sich die Erledigung von Aufgaben „verordnen“. Hierbei werden Aufträge vergeben. Die prägende Haltung ist die des „Müssens“. In Notfallsituation, in denen Schnelligkeit existenziell wird, ist diese Vorgehensweise von entscheidender Bedeutung. Der Nachteil ist, dass eine Fehlentscheidung von einer Person irreversibel ausgeführt wird. In Notfallsituationen ist dieser Nachteil zu akzeptieren.
Sobald keine Sofort-Handlung nötig ist, lässt sich eine Aufgabenbearbeitung auch über die Fragen des „wer kann“ (Kompetenz) und „wer will“ (Motivation) verteilen? Damit dies ermöglich wird, braucht es durch den Auftraggeber oder die Projektleitung ein einladen und zulassen. Wenn also Aufgaben vielen (vielleicht sogar allen?) angeboten werden, werden sich Menschen finden, die diese bearbeiten können und wollen. In dieser Herangehensweise entsteht Handlung mit wenig (oder gar ohne) „Müssen“, und dies führt zu hoher Motivation, entlastet die Projektleitung und verringert Fehlentscheidungen.
… ist damit eine mögliche bildliche Zusammenfassung für die Phase der Projektinitiierung. Auch wenn es erscheinen mag, dass für diese Phase wenig Zeit möglich oder wenig Energie vorhanden ist, so ist eine ausgehandelte Auftragsklärung, eine adäquate Rollenbesetzung, und eine Dokumentation dieser Ergebnisse in einem Steckbrief existenziell und qualitätssichernd für die dann folgende Projektarbeit.
Eine Checkliste mit Impulsen – auch für die weiteren Phasen der Projektarbeit – und viele weitere Informationen finden Sie hier:
https://wir-erzbistum-paderborn.de/unsere-organisation/generalvikare/entwicklung/projektmanagement/
Und natürlich stehe ich Ihnen und für alle – auch nicht projektbezogenen – Fragen gern mit Rat und Tat zur Seite. Sprechen Sie mich an.
Kersten Schumacher
