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Willkommen zurück im Büro!?

Themenspecial Hybrides Arbeiten: Die neue Bedeutung des Büros und Konsequenzen für die Bürogestaltung
News
23. Mai 2022
Paderborn

Willkommen zurück im Büro!?

Themenspecial Hybrides Arbeiten: Die neue Bedeutung des Büros und Konsequenzen für die Bürogestaltung

Die letzten beiden Jahre haben vieles verändert. In unserer Serie zum hybriden Arbeiten blicken wir auf verschiedene Aspekte jener Arbeitsform, bei der ein stets wechselnder Teil der Mitarbeiterschaft im Büro und ein anderer Teil im Homeoffice arbeitet. Um die Chancen zu nutzen, die dieses „neue Normal“ mit sich bringt, braucht es das Bewusstsein für die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren.

Die gesetzliche Homeoffice-Pflicht ist seit dem 20. März beendet und auch im Erzbistum Paderborn sind seit dem 25. April viele der bis dahin geltenden Corona-Regelungen aufgehoben. So entfällt die 3G-Nachweispflicht am Arbeitsplatz und auch das Tragen von Masken ist nicht mehr verpflichtend. Nach Beschluss des Krisenstabs im Erzbischöflichen Generalvikariat soll dem Homeoffice bis zum 25. Mai jedoch weiterhin unter vorrangiger Berücksichtigung der dienstlichen Belange der Vorzug gegeben und auch die Doppel- sowie Mehrfachbelegung von Büros vermieden werden. Eine sukzessive Rückkehr der Mitarbeitenden in die Büros ist damit eingeläutet. Eine Bürosituation wie vor der Pandemie wird es wohl dennoch vielerorts nicht geben.

Mit den in weiten Teilen positiven Homeoffice-Erfahrungen der letzten beiden Jahre stellen sich viele Mitarbeitende die Frage, wann, wieviel und wozu sie ins Büro zurückkehren wollen. Das Interesse am mobilen Arbeiten ist groß und gleichzeitig vermissen viele den persönlichen Austausch und das Zusammenkommen mit Kolleginnen und Kollegen. Neben individuellen Überlegungen gilt es bei der Planung des mobilen Arbeitens natürlich, die beruflichen Erfordernisse und die Zusammenarbeit im eigenen und mit anderen Teams im Blick zu haben. Und auch die Gestaltung der Büroarbeitsplätze wird davon abhängen, wozu und wie häufig Mitarbeitende ins Büro kommen werden.

Hybride Arbeit im Team gestalten

Die Erfahrungen der letzten beiden Jahre haben gezeigt, dass digital vieles möglich ist. Einige Aspekte ließen sich hingegen weniger gut digital abbilden: zum Beispiel die Dinge, die spontan passieren, wie die zufällige Begegnung auf dem Flur. Situationen, in denen ungeplant ein Austausch stattfindet, der für eine Entscheidungsfindung wertvoll ist, oder der die gemeinsame Identität stärkt. Für Führungskräfte wie für Teams stellt sich daher aktuell die Frage, wie sie zukünftig die Zusammenarbeit gestalten wollen, wenn ein Teil der Mitarbeitenden im Büro, ein anderer Teil von anderen Orten aus arbeitet. Was lässt sich rein digital abstimmen, was geht hybrid und wofür sollten sich alle wieder gemeinsam treffen? Wozu lohnt es sich, ins Büro zu kommen und was geht besser im Homeoffice? Was haben wir in den letzten beiden Jahren vermisst und wie können wir unter neuen Bedingungen dafür Sorge tragen?

Um diese Überlegungen gemeinsam und strukturiert anzugehen, kann die sogenannte „Hybrid Work Canvas“ hilfreich sein. Sie ermöglicht, die Erfahrungen der letzten beiden Jahre zu reflektieren, Erkenntnisse zu sortieren und Vereinbarungen im Team festzuhalten. Ab dann heißt es: ausprobieren, Erfahrungen sammeln und immer wieder nachjustieren. Wie so vieles wird auch die Gestaltung einer hybriden Arbeitswelt ein Weg der vielen kleinen Schritte sein.

Wie sieht das Büro nach Corona aus?

Dass eine hybrid gestaltete Arbeitswelt sich auch auf die Gestaltung der Büroarbeitsplätze auswirkt, liegt auf der Hand. Zum einen stellt sich die Frage, wie viele Büroarbeitsplätze zukünftig erforderlich sein werden, wenn stets ein Teil der Mitarbeitendenschaft von anderen Orten aus arbeitet. Zum anderen wird von Bedeutung sein, für welche Tätigkeiten die Mitarbeitenden ins Büro kommen werden. Frank Rosenberger, Leiter des Bereichs Personal und Verwaltung, gibt hierzu einen Einblick in die Überlegungen für das Generalvikariat.

Redaktion

Herr Rosenberger, der typische Büroarbeitsplatz vor der Pandemie umfasste in der Regel einen fest zugewiesenen Schreibtisch in einem Einzel-, Zweier- oder Dreierbüro. Wird das so bleiben?

Frank Rosenberger

Die Überlegungen zur Gestaltung der Büroarbeitsplätze sind ja nicht gänzlich neu. Schon vor der Pandemie haben wir begonnen, neue Konzepte umzusetzen. Ich denke da zum Beispiel an das neue IT-Gebäude. Die Arbeitswelt ändert sich stetig und so müssen wir immer wieder unsere Arbeitsweisen überprüfen und anpassen. Das kann sich dann auch auf die erforderliche Ausstattung auswirken. Die Pandemie hat sicher vieles beschleunigt und massiv auf unsere Arbeitsweisen eingewirkt. Mit den neuen Regelungen zum mobilen Arbeiten wird die digitale Zusammenarbeit auch nach der Pandemie zum Alltag gehören. Wenn nicht mehr alle Mitarbeitenden jeden Tag ins Büro kommen, stellt sich natürlich die Frage, wie viele Arbeitsplätze dann vorgehalten werden müssen. Wichtig ist dabei jedoch, dass allen Mitarbeitenden ein Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung steht. Es wird aber nicht mehr immer zwingend ein fest zugewiesener Schreibtisch sein. Da brauchen wir dann mehr Flexibilität.

Redaktion

Die Anforderungen an die Ausstattung des Arbeitsplatzes unterscheiden sich ja auch je nach Stelle und Art der Aufgaben der Mitarbeitenden. Und auch persönliche Präferenzen unterscheiden sich. Wie soll das bei einer zukünftigen Büroorganisation berücksichtigt werden?

Rosenberger

In der Tat ist es so, dass sich Arbeitsweisen und damit auch Erfordernisse je nach Tätigkeit stark unterscheiden. Wir haben Stellen, bei denen ein Großteil der Aufgabenerfüllung in Einzelarbeit erfolgt. Bei anderen Aufgabenfeldern machen vielfältige Formen des Zusammenarbeitens einen großen Teil der Arbeitszeit aus. Das gilt es natürlich bei allen Überlegungen zu berücksichtigen. Wir müssen dabei von den Tätigkeiten her schauen. Wie schon bei den Regelungen zum mobilen Arbeiten ist auch hier für die Vereinbarungen die Führungskraft in der Verantwortung. Die Gestaltung einer hybriden Arbeitswelt ist eben kein Selbstläufer, sondern braucht eine bewusste Auseinandersetzung. Wir unterstützen dabei gerne und zeigen Möglichkeiten auf, geben aber nicht alles vor. Deshalb werden wir jetzt auch nicht anfangen, alle Büros umzukrempeln. Vielmehr werden wir kleinere Einheiten anschauen und dort, wo bei Teams neue Anforderungen hinsichtlich der Bürogestaltung deutlich werden, die konkreten Umsetzungsmöglichkeiten prüfen. Wir dürfen auch nicht vergessen, dass wir dem Kirchensteuerzahler verpflichtet sind. Es geht nicht um schicke neue Möbel, sondern um Arbeitsfähigkeit. Lassen Sie mich das an einem Beispiel verdeutlichen: Wir werden zukünftig vermehrt höhenverstellbare Schreibtische einsetzen. Zum einen trägt dieses zum Gesundheitsschutz bei. Zum anderen ermöglicht das aber auch eine höhere Flexibilität. So kann der Arbeitsplatz an einem Tag von einer 1,90 m großen Person und an einem anderen Tag von einer deutlich kleineren Person genutzt werden.

Redaktion

Die Besprechungsräume waren in der Pandemie häufig frei. Das war vorher häufig anders. Womit rechnen Sie, wenn die aktuell noch bestehenden Schutzmaßnahmen aufgehoben sind?

Rosenberger

Wir gehen davon aus, dass Besprechungen in Präsenz wieder stark zunehmen. Aber auch hybride Besprechungen, bei denen sich also ein Teil der Personen in Präsenz trifft, andere sich digital dazu schalten, werden normal sein. Technisch lässt sich das heute schon relativ einfach umsetzen. Wir haben bereits zwei Räume, die für hybride Besprechungen technisch ausgestattet sind. Sollten wir feststellen, dass der Bedarf dafür zunimmt, werden wir gegebenenfalls weitere Räume ausstatten. Es ist aber nicht nur die technische Seite, die laufen muss. Auch mit Blick auf die Moderation und Gesprächsführung ergeben sich bei hybriden Treffen besondere Anforderungen. Aber das ist ein weiteres Thema.

Redaktion

Wird es neben den klassischen Besprechungsräumen auch Räume für kreative Zusammenarbeit geben?

Rosenberger

Erste Teams berücksichtigen das bereits bei der Ausgestaltung der Büros und reduzieren Einzelarbeitsplatze zugunsten von gemeinsamen Arbeitsbereichen. Darüber hinaus ist die Umsetzung der Neugestaltung der ehemaligen Cafeteria im Konrad-Martin-Haus für das kommende Jahr in Planung. Das Konrad-Martin-Haus soll außerdem hinsichtlich Brandschutz und IT-Infrastruktur „auf Stand“ gebracht werden. In diesem Zuge gibt es erste Überlegungen, einen Teil der Bürofläche offener zu gestalten. Nicht im Sinne eines Großraumbüros, sondern als Arbeitsfläche, auf der verschiedene Formen der Zusammenarbeit realisiert werden können. Die genaue Ausgestaltung steht dabei aber noch nicht fest und wird mit verschiedenen Bereichen entwickelt und abgestimmt.

Redaktion

Wenn Teams feststellen, dass die Bürogestaltung nicht mehr den neuen Anforderungen entspricht, was können sie dann tun?

Rosenberger

Da greifen die bekannten Wege. Sollten Änderungen erforderlich sein, können sich die verantwortlichen Führungskräfte an die Ansprechpersonen in der Verwaltung wenden. Gleiches gilt natürlich hinsichtlich der digitalen Ausstattung für die IT. Kleine Anpassungen sind häufig schnell möglich. Ich empfehle jedoch, auch den Austausch mit anderen Abteilungen zu den Erfahrungen zu suchen. Neue Möbel oder ein neues IT-Programm allein werden nicht zum Erfolg neuer Arbeitsweisen führen. Dies sind immer nur Hilfsmittel, die verständigte Arbeitsweisen unterstützen können. Im ersten Schritt braucht es daher eine bewusste Auseinandersetzung und Vereinbarungen im Team. Dazu möchte ich Sie alle ermutigen, um Schritt für Schritt zu guten Lösungen zu kommen.

Redaktion

Vielen Dank für das Gespräch.

Über die Autorin:

Claudia Röring aus der Abteilung Entwicklung ist im Erzbischöflichen Generalvikariat zuständig für die Themen Strategie, Organisationsentwicklung und Unternehmenskultur

 
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