Das Gespräch findet grundsätzlich einmal jährlich statt.
Das Gespräch wird zwischen dem/der unmittelbaren Vorgesetzte/n und dem/der Mitarbeiter/in geführt (analog der Aufbauorganisation in Verbindung mit der Stellenbeschreibung).
Die Einladung erfolgt nach schriftlicher/mündlicher Terminabsprache rechtzeitig, also ca. 14 Tage vorher.
Zur gründlichen Vorbereitung des Mitarbeitendengespräches können die Gesprächspartner/innen einen Vorbereitungsbogen nutzen, der sich am Gesprächsleitfaden orientiert. Der Bogen beinhaltet Leitfragen, die speziell auf die Führungskraft bzw. die Mitarbeitenden abgestimmt sind.
Für das Gespräch stehen 1 bis maximal 2 Stunden zur Verfügung. In dieser Zeit werden Störungen vermieden.
Die Ergebnisse der Gespräche protokolliert die Führungskraft (Gesprächsverantwortliche). Sie bleiben in der Obhut der beiden Gesprächspartner/innen und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
Das Protokoll ist kein Bestandteil der Personalakte.
Es hat keinen arbeitsrechtlichen Charakter und bedarf keiner Unterschrift (außer es wird von den Gesprächspartnern/innen ausdrücklich vereinbart).
Der im Mitarbeitendengespräch thematisierte und vereinbarte Fortbildungsbedarf wird an die Abteilung Personalentwicklung weitergeleitet
Die Protokolle sind zu vernichten, sobald das Führungsverhältnis beendet ist, spätestens jedoch nach vier Jahren.
