Leitfaden Gundregel: Der Projetsteckbrief
Der Projektsteckbrief ist das Ergebnis der Projektiniitierung. Hier sind die ausgehandelten Ergebnisse (auf die Fragen Was? Bis wann? Mit welchen Ressourcen?) zu einem Projektauftrag zusammengeführt und dokumentiert. Nur so entsteht Klarheit, Verbindlichkeit und Transparenz. Eine Kurzbeschreibung des Projektsteckbriefes lautet daher: Antrag + Auftrag = Vertrag. Und als solchen Vertrag zwischen den Beteiligten sollte der Projektauftrag gesehen und gelebt werden.
Das bedeutet nicht, dass spätere nötige Veränderungen unmöglich werden. Sie sollen sogar möglich sein, da ein Projekt „lebt“ und sich im Zeitablauf unvorhersehbare Dinge ereignen, die eine Anpassung erforderlich machen. Diese Anpassung sollte eben in einer Art „Kurz-Projektiniitierung“ durchlaufen und erneut beantworten werden. Bei einer wesentlichen Neubeantwortung führt dies zu einem „Kontrakt 2.0“, der dann ja wiederrum Klarheit, Verbindlichkeit und Transparenz erzeugt.
Die Projekt-Prinzipien: Haltung, Kompetenz und Vertrauen
Wichtige Grundbedingungen für die Projektarbeit sollten bei der Projektinitiierung bereits berücksichtigt werden. Diese sind nicht materiell, wie zum Beispiel Ressourcen und auch keine quantitativen, wie Klärung von Ziele und Umfang, sondern sind eine Frage der Haltung und der Charismen der Beteiligten über die Art und Weise der Zusammenarbeit untereinander.
Grundsätzlich lässt sich die Erledigung von Aufgaben „verordnen“. Hierbei werden Aufträge vergeben. Die prägende Haltung ist die des „Müssens“. In Notfallsituation, in denen Schnelligkeit existenziell wird, ist diese Vorgehensweise von entscheidender Bedeutung. Der Nachteil ist, dass eine Fehlentscheidung von einer Person irreversibel ausgeführt wird. In Notfallsituationen ist dieser Nachteil zu akzeptieren.
