Verbindlichkeit sichert uns Vertrauen

Verbindlichkeit bedeutet für mich, dass sich Partner auf untereinander geschlossene Vereinbarungen verlassen können und nicht Sorge tragen müssen, dass das eben Besprochene fünf Minuten später keinen Wert mehr hat. Verbindlichkeit geht meines Erachtens zeitgleich auch immer mit Wertschätzung einher – Wertschätzung für mein Gegenüber und den Inhalt der getroffenen Vereinbarungen.

In meiner Arbeit mit externen Rechtsträgern werde ich ständig an der Verbindlichkeit meiner Äußerungen und meines Handelns gemessen. Fehlt die Verbindlichkeit in meinen Aussagen und Entscheidungen, so würden sich die Mitarbeitenden berechtigterweise über mangelnde Rückendeckung beklagen. Von einer Führungskraft müssen die Mitarbeitenden Verbindlichkeit erwarten können, wenn es gilt Entscheidungen, auch unliebsame, zu kommunizieren, zu erklären und durchzusetzen.

Verbindlichkeit bedeutet aber auch, dass mein Gesprächspartner Entscheidungen akzeptiert und respektiert. Die Entscheidungen, die in unserer Einrichtung getroffen werden, betreffen oftmals viele Fachbereiche, die ihre ganz eigene fachliche Sicht auf die Dinge haben. Die letztendlich getroffene Entscheidung sollte dann aber verbindlich sein und nicht wieder in Frage gestellt werden.

Nur dann, wenn sich neue, wesentliche Informationen ergeben, die zu einer anderen Entscheidung führen könnte. Andernfalls haben alle Fachbereiche die Entscheidung mitzutragen, so wie sie getroffen wurde. In der Vergangenheit gern gelebte Sonderwege, kann es im Zusammenhang mit diesem Leitsatz nicht mehr geben.

Ich möchte damit sagen, dass getroffene Entscheidungen von Bestand sein müssen und auch, wenn ein gutes Verhältnis zu anderen Entscheidungsträgern besteht, dieses nicht zweckentfremdet werden darf. Wenn sich guter, persönlicher Beziehungen, umgangssprachlich gerne als Vitamin B bezeichnet, bedient wird, um berufliche Interessen durchzusetzen, entspricht das nicht einer vertrauensvollen Zusammenarbeit.

Unsere Abteilung hat sehr viele Berührungspunkte zum einen mit Partnern aus dem kirchlichen Umfeld, wie z.B. Verbände, und zum anderen zu Vertragspartner des Erzbistums, wie Auftragsnehmer oder Mieter erzbistumseigener Immobilien.

Unsere Verbände können auf unsere Zusage, sie bei ihrer inhaltlichen Arbeit bestmöglich zu unterstützen, vertrauen. Wenn ich in Gesprächen Zusagen für bestimmte Unterstützungen gebe, so muss mein Wort Bestand haben, andernfalls geht das Vertrauen in meine Person, aber vielmehr in unsere Organisation verloren. So kann es passieren, dass wir Ehrenamtliche verlieren, die in der Fläche unseres Erzbistums wirken. Das wollen wir unter keinen Umständen.

Bei den Auftragnehmern beispielsweise im Bereich von Baumaßnahmen ist Verbindlichkeit in besonderer Weise gefragt. Auf der einen Seite können die Unternehmen, die mit uns Verträge geschlossen haben, darauf vertrauen, dass ihre Leistungen bezahlt werden. Auf der anderen Seite haben wir gegenüber den Unternehmen die Erwartung, dass die Leistungen fristgerecht und mängelfrei erbracht werden. Stellen Sie sich vor, es würde hier nur ansatzweise an Verbindlichkeit auf unserer Seite fehlen. Wer würde mit dem Erzbistum Paderborn noch Vertragsbindungen eingehen wollen?

Meine Erfahrungen sind grundsätzlich gut, unabhängig von meiner jetzigen oder vorherigen Tätigkeit. Sicherlich wünscht man sich in der einen oder anderen Situation, dass Verbindlichkeit bereits zur Selbstverständlichkeit bei all den verschiedenen Akteuren geworden ist.

Daher ist es auch immer die Aufgabe den Leitsatz ins Gedächtnis aller Beteiligten zu rufen. Optimierungs- und Entwicklungsbedarfe bei der Umsetzung eines jeden Leitsatzes gibt es auf allen Ebenen, dies gehört aus meiner Sicht zu einer lernenden Organisation dazu.

Im Grunde genommen ist der Kern dieses Leitsatzes doch Grundlage für unser gesamtes Handeln, sei es als Privatperson oder als Mitarbeitende des Erzbistums Paderborn. Insofern hat die Sicherung von Verbindlichkeit schon immer eine große Bedeutung.

Ich glaube, dass sich nicht die Bedeutung geändert hat, sondern vielmehr die Sensibilität und die Aufmerksamkeit für diesen Bereich wurden deutlich geschärft. Dafür gibt es gerade in unserem Hause einige deutliche Hinweise, wie beispielsweise die Aufnahme, Beschreibung und Evaluierung unserer Prozesse.

Aber auch die Erfahrungen aus der Prüfung unseres Jahresabschlusses durch einen externen Wirtschaftsprüfer und der Veröffentlichung unseres Finanzberichtes zeigen uns, wie sich der Fokus geschärft hat. Die Aufgaben und Fragestellungen waren uns schon zuvor vertraut, die Gewichtung und Priorität hat sich jedoch verändert.

Ich glaube, es kommt darauf an, wie häufig und wie gravierend die Abweichungen sind. In manchen Fragestellungen wird es dazu kommen, dass getroffene Entscheidungen aufgrund geänderter Rahmenbedingungen oder neuer Informationen revidiert werden müssen. Das darf aber nicht der Regelfall sein oder als Ausrede dienen, wenn uns eine getroffene Entscheidung nicht mehr in den Kram passt.

Die Abweichung von Entscheidungen müssen dementsprechend so gering wie möglich gehalten werden, denn sonst ist es schnell um das bereits angesprochene Vertrauen in uns und unsere Organisation geschehen und das Schwinden des Vertrauens hat erhebliche Folgen.

Die Qualität und Beständigkeit unserer Entscheidung hängt ganz maßgeblich von der Vorbereitung der Entscheidung ab. Treffen wir eine Entscheidung eher auf einer dünnen Informationsgrundlage, ist das Risiko hoch, dass wir über kurz oder lang in einen Konflikt geraten und die Verbindlichkeit schwierig zu sichern ist.

Gut vorbereitete Entscheidungen bedürfen zunächst einer inhaltlichen Zieledefinition, diese ist mit unserer Strategie abzugleichen, hieran auszurichten und darauf aufbauend ein Konzept zum jeweiligen Projekt zu entwickeln. Die notwendigen Fragen zu den benötigten Ressourcen sind daran anschließend zu analysieren und hinreichend zu bewerten. Schritt für Schritt legen wir somit einen guten Grundstein für die Verbindlichkeit unserer Entscheidungen und das Vertrauen in unsere Organisation.