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Eine gemeinsame Software für die Finanzbuchhaltung

Erstmals im Erzbistum gibt es eine gemeinsame Anwendung für Finanzbuchhaltung. Themenserie "Kirche & Digitalisierung".
News
23. Oktober 2019

Eine gemeinsame Software für die Finanzbuchhaltung

Erstmals im Erzbistum gibt es eine gemeinsame Anwendung für Finanzbuchhaltung. Themenserie "Kirche & Digitalisierung".

Themenserie “Kirche & Digitalisierung”

Mit der Software Wilken P/5w gibt es erstmalig im ganzen Erzbistum eine gemeinsame Anwendung für die Finanzbuchhaltung (Fibu). Seit 16. Januar kommt sie in 16 Pilot-Kirchengemeinden und im Priesterseminar zum Einsatz. 3 Fragen an Michael Wolf, Projektleiter Fibu-Software.

Redaktion

Was ist das neue an der Fibu-Software, die seit Januar in 16 Kirchengemeinden und dem Priesterseminar verwendet wird?

Michael Wolf

Mit der neuen Software Wilken P/5w) wird erstmalig im ganzen Erzbistum Paderborn eine gemeinsame Software für die Finanzbuchhaltung (Fibu) eingesetzt. Durch die Architektur der Software und deren technischem Standard wird es möglich, die komplexe Rechtsträgerstruktur unseres Erzbistums vollständig abzubilden. Neu ist auch die Möglichkeit einen digitalen Beleglauf zu realisieren, mit dem in der Software enthaltenen Modul Web-Kasse Umsätze und Bestände vor Ort zu erfassen und ortsunabhängig zu arbeiten. Geplant ist außerdem die automatische Erstellung von Berichten und Auswertungen, da in der Vergangenheit gerade dies  mit aufwendiger Programmierung verbunden war.

Redaktion

Welche Vorteile bringt die Fibu-Software, und welche Rückmeldungen erhalten Sie von den Nutzern?

Mit dem Einsatz der neuen Software für die Finanzbuchhaltung werden strategische und organisatorische Entwicklungen im Erzbistum unterstützt. Zu nennen ist dabei die voll umfängliche Anwendung des s. g. Rechtsträgerprinzips. Das ist auch vor dem Hintergrund von Änderungen im Steuerrecht wichtig.

Durch die Möglichkeit, ein digitales Dokumentenmanagement aufzubauen, wird dem steigenden Belegvolumen entsprochen und die Möglichkeit entwickelt, Belege schnell in die Bearbeitung zu bringen.

Die Bereitstellung als Web-Anwendung eröffnet die Möglichkeit zur ortsunabhängigen Nutzung, ein Vorteil gerade für die Arbeit vor Ort in den Pfarreien.

Die Software ist eine Neuentwicklung. Deshalb können Anwender regelmäßig Ihre Erfahrungen mit der Software zurückmelden. Durch die tägliche Arbeit werden notwendige Programmverbesserungen sichtbar, Probleme können bereinigt werden. Das beinhaltet die Chance, die Software auf individuelle Anforderungen für unser Erzbistum auszurichten. Für die Kirchenvorstände der pilotierenden Kirchengemeinden ist ein gut funktionierendes Berichtswesen wichtig. Hier sind Rückmeldungen wichtig, um Berichte zielgerichtet zu entwickeln und zur Verfügung zu stellen.

Redaktion

Seit Juli nutzen einige Kirchengemeinden die so genannte „Web-Kasse“. Was ist damit gemeint und welche Vorteile bringt dies?

Michael Wolf

Mit diesem Teil der Software wird der Weg eröffnet, Bargeld und Bankkonten vor Ort mit der Finanzbuchhaltung in einem System zu verknüpfen, was einen wichtigen Schritt zur Vollständigkeit in der Buchhaltung darstellt. Notwendig wird auch das aufgrund einer Neuregelung im Umsatzsteuerrecht, die die Abbildung aller Umsätze einer Kirchengemeinde verlangt. Aufgabe der Web-Kasse ist dabei die Abbildung der vor Ort in der Kirchengemeinde verwalteten Konten, damit diese z. B. im Jahresabschluss dargestellt werden. Die Web-Kasse ist somit ein Bindeglied, um die Buchführung der Kirchengemeinden vor Ort mit der beim Gemeindeverband zusammenzuführen.

So geht es mit der Fibu-Software weiter:

Seit 1. Januar 2019 wird in 16 Kirchengemeinden und der Stiftung Priesterseminar die neue Finanzbuchhaltung im Produktivbetrieb eingesetzt. Mitte des Jahres standen die nächsten Schritte in der Produktivsetzung an:

  • In fünf Kirchengemeinden wird der Einsatz einer Web-Kasse pilotiert.
  • Seit dem 1. August nutzt die Kath. Kindertageseinrichtungen Hellweg gem. GmbH als erste Trägergesellschaft die neue Finanzbuchhaltung voll umfänglich. Außerdem wird der digitale Beleglauf und der damit verbundene Workflow getestet.

Zum 1. Januar 2020 stehen weitere Schritte an:

  • 25% der kath. Kirchengemeinden werden auf die neue Software Wilken P/5w umstellen und sie in der Finanzbuchhaltung und für die Haushaltsplanung einsetzen.
  • Ein Teil dieser Pfarreien wird die Pilotierung der Web-Kasse vorantreiben. Indem die Vielfalt der Geschäftsvorfälle mit dem Modul bearbeitet wird, wird es weiter auf die Praxis vorbereitet.

Aktuelle Arbeitsschwerpunkte im Projekt sind insbesondere die Vorbereitungen für die Haushaltsplanung der Kirchengemeinden 2020 und die Aufarbeitung der ersten Praxiserfahrungen aus dem Betrieb der Web-Kasse.

 
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