Prozessmanagement

Das Prozessmanagement im Erzbistum Paderborn gestaltet Strukturen, die Menschen, Aufgaben und Verantwortung sinnvoll miteinander verbinden. Es sorgt dafür, dass Abläufe einfacher, transparenter, verlässlicher werden und Ressourcen zielgerichtet und wirksam eingesetzt werden können. Damit unterstützt es Prozesseigner und -verantwortliche in Verwaltung, Pastoral und Einrichtungen, schafft Orientierung durch das Organisationshandbuch und trägt wesentlich dazu bei, dass die Kirche ihre Sendung heute und in Zukunft lebendig, wirksam und verantwortungsvoll gestalten kann.

Mit der Arbeit an den Prozessen sorgen wir dafür, dass wir unsere Leistungen im Dienst des Erzbistums in guter Qualität verlässlich erbringen und auskunftsfähig über diese Qualität sind (vgl. Leitfrage der Entwicklung im Erzbistum Paderborn: „Wozu bist Du da, Kirche von Paderborn?“).

Von der Arbeit an unseren Prozessen erwarten wir:

• die konsequente Ausrichtung an einem nützlichen Ergebnis für diejenigen, die die Empfänger der Leistungen sind (Kunden, Effektivität)
• die systematische Vermeidung von Aufwänden, die nicht dem Auftrag dienen (Effizienz)
• eine Nachvollziehbarkeit und Transparenz über das Handeln in der Verwaltung für das Erzbistum (intern über alle beteiligten Bereiche hinweg, in die Pastoral über die Leistungen der Verwaltung)
• konkrete Hilfen für den Arbeitsalltag. Zum Beispiel für die Einarbeitung in neue oder seltene Aufgaben, die Steigerung von Vollständigkeit und Qualität der zur Bearbeitung zwischen einzelnen Bereichen übergebenen Informationen (Schnittstellen), weniger Bedarf für Detail-Kontrolle durch Vorgesetzte, Teil-Automatisierung von lästigen Arbeitsschritten.

Vieles, was Menschen gemeinsam entwickeln, bezeichnen sie als Prozess. Auch bei rechtlichem Streit werden Prozesse geführt. Prozessmanagement ist die Fachdisziplin, die sich um die Entwicklung geregelter, wiederholt stattfindender Abläufe in einer Organisation kümmert. Gutes Prozessmanagement sorgt für Klarheit in der gesamten Kette von aufeinander folgenden Aufgaben. Und hat deshalb immer das Ziel, sich überflüssig zu machen: Weil das Zusammenspiel reibungslos klappt und gute Resultate hervorbringt.

Ein Prozess:

• ist eine dokumentierte Beschreibung miteinander verknüpfter Einzeltätigkeiten (Aufgaben, Arbeitsabläufe),
• wird ausgeführt, um ein bestimmtes Ziel für die Organisation und ihre Kunden zu erreichen,
• ist eine komplexe Aufgabe, die regelmäßig wiederkehrend erledigt wird – einzigartige komplexe Aufgaben können als Projekt (siehe Projektmanagement) gesteuert werden,
• wird durch ein klar bestimmtes Ereignis ausgelöst,
• verarbeitet (engl. to process) Eingaben (engl. Input) unter Beachtung bestimmter Regel, Ressourcen und weiterer Faktoren zu einem Ergebnis (engl. Output),
• ist Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung und
• kann Teil eines anderen Prozesses sein oder andere Prozesse enthalten oder diese anstoßen (Schnittstellen).