Methoden für das Projektmanagement

Worum es geht

Ein Projekt wird durch drei Faktoren maßgeblich bestimmt, die aufeinander Einfluss nehmen. Bei der Planung müssen die drei Faktoren genauso beachtet werden, wie bei Änderungen im Projektverlauf.

Beispiel Baustelle: Es soll ein zusätzliches Fenster eingebaut werden (Was?). Dadurch wird die Gesamtmaßnahme teurer (Womit?) und dauert länger (Bis wann?).

Beispiel Konzeptentwicklung: Es gibt Personalveränderungen (Wer?). Dadurch muss ein Arbeitsgruppentreffen ausfallen (Wie?). Die Abschlusspräsentation kann nun früher stattfinden (Bis wann?).

Wie es geht

Das Dreieck ist ein Orientierungsbild für die Projektplanung und -steuerung. Seine Seiten finden sich in jeder Planungsliste (Was macht wer bis wann?).

Für die Projektsteuerung hilft es, von Anfang an festzulegen, wie mit Veränderungen im Projekt verfahren wird. Dazu wird jeder Seiten jeweils ein Merkmal zugewiesen:

Pflicht: Diese Seite darf auf keinen Fall verändert werden.
Das kann zum Beispiel ein Zieltermin sein, zu dem die Arbeit fertig sein muss, oder ein Kostenrahmen, der auf keinen Fall überschritten werden darf.

Optimum: Hier soll erreicht werden, was möglich ist.
Das kann zum Beispiel die Ergebnisqualität sein (Was und wie?) oder der zeitliche Umfang (so bald wie möglich).

Flexibilität: Es braucht eine Seite, auf der bei unvorhergesehenen Problemen bedenkenlos verändert werden kann, um das Ziel zu erreichen. Das kann zum Beispiel der Zieltermin sein oder die Ressourcen (weitere Personen hinzuziehen).

Worum es geht

Eine Checkliste für eine möglichst detaillierte Verständigung über das Ziel des gemeinsamen Vorhabens.

Wie es geht

Sammlung von Aussagen und Ideen zu den vier Feldern (z.B. mit Klebezetteln auf dem Plakat). Fragen als Anregungen für weiter weitere Aussagen. Auch: Mehrfach durchlaufen, bis alle mit den gesammelten Punkten einverstanden sind.

Worum es geht

Die Projektbeteiligten werden in die Lage versetzt, anderen mit wenigen Worten das Vorhaben zu erklären.

Wie es geht

Erarbeiten von einem bis drei Sätzen, mit denen sich die Frage vom Plakat beantworten lässt. So knapp wie möglich und so präzise wie nötig. Grundlage dafür kann eine Sammlung mit dem Projektzielkreis sein.

Worum geht es

Eine Sammlung und Bewertung von Ereignissen, die in der bisherigen Planung nicht berücksichtigt sind. Vor allem unliebsame Überraschungen können dadurch vermieden werden.

Wie geht es

Brainstorming und Sammlung (z.B. mit Klebezetteln) zu der Frage: Was muss passieren, damit unser Projekt scheitert? In einer ersten Phase jede Idee aufnehmen und nach Themen sortieren.

In einer zweiten Phase die Nennungen auf dem Plakat einsortieren auf den zwei Skalen: Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen.
Das kann durch Zuruf am Plakat passieren (Kontrollfrage: Höher oder tiefer als Nennungen in ähnlicher Position?).
Das kann per Abstimmung mit Zahlen erfolgen: Für beide Skalen gibt es jeweils 0 bis 10 Punkte. Jede Person gibt ihre Einschätzung mit je einer Zahl an. Die Skala auf dem Plakat wird Beschriftet von 0 bis Anzahl der Personen*10. Die Summe der für die Skala genannten Werte ergibt dann die Position der Idee.

In einer dritten Phase werden die Analyseergebnisse auf die Projektplanung übertragen.

• hohe Wahrscheinlichkeit und hohe Auswirkungen: Niemand läuft sehenden Auges in solch ein Super-Risiko. Die Planung muss unter Umständen grundsätzlich verändert werden (Beispiel: Zweit-Besetzung für zentrale Positionen).
• hohe Wahrscheinlichkeit und geringe Auswirkungen: Durch präventive Maßnahmen lässt sich die Eintrittswahrscheinlichkeit unter Umständen weiter senken (Beispiel: rechtzeitig Warnhinweise geben).
• geringe Wahrscheinlichkeit und hohe Auswirkungen: Für den Eintrittsfall sollte ein Notfallplan vorbereitet sein (Beispiel: Reiserücktrittsversicherung).
• geringe Wahrscheinlichkeit und geringe Auswirkungen: Akzeptieren, dass es passieren kann (Beispiel: schlechtes Wetter).

Worum es geht

Ein einfaches Bild, das alle kennen und verstehen. Dadurch lassen sich Probleme im Projektverlauf klar benennen und bearbeiten.

Wie es geht

Mit dem Projektstart werden Regeln zum Umgang mit Statusinformationen verabredet. Genutzt werden sie zum Beispiel beim Statusmeeting.

grün: Die Arbeiten verlaufen wie geplant. Das vereinbarte Ziel/ Ergebnis wird zuverlässig erreicht.

gelb: Es gibt Schwierigkeiten. Das vereinbarte Ziel/Ergebnis ist gefährdet, kann wahrscheinlich noch erreicht werden. Die Aufgabe sollte weiter gut beobachtet werden.

rot: Es gibt gravierende Schwierigkeiten. Das vereinbarte Ziel/Ergebnis kann nicht erreicht werden. Es braucht schnellstmöglich eine Veränderung, da sonst Arbeitskraft verschwendet wird.
In so einer Situation besteht die Gefahr, dass eine schnelle Lösung gesucht wird, die aber das Problem nur verschiebt. Deshalb sollte gelten: Auf einen roten Status folgt grün, also eine so große Veränderung, dass das vereinbarte Ziel/Ergebnis wieder zuverlässig erreicht werden kann.

Achtung: Die Statusampel verliert ihre Wirkung, wenn sie halbherzig genutzt oder ihre Signale verfälscht gesetzt werden.

Worum es geht

Durch Treffen in einem festen Rhythmus und mit einen festen Ablauf kommen alle für die Steuerung des Projektes wichtige Informationen zusammen. Nötige Entscheidungen können planbar und auf einem aktuellen Informationsstand getroffen werden.

Wie es geht

Das Statusmeeting findet nach klaren Regeln statt. Eine benannte Moderation achtet auf die Einhaltung.

Tipps dafür:

Das Meeting so häufig machen, dass es eine Gewohnheit wird, die auch in stressigen Zeiten selbstverständlich stattfindet.

Für das Meeting eine knappe Dauer wählen und darauf achten, dass es sich von einer normalen Gruppensitzung abhebt: Jede/r berichtet Arbeitsstände. Verständnisfragen sind möglich. Eine Aussprache, bei der jede/r zu Wort kommt, erfolgt nicht im Statusmeeting.

Das Meeting in einem Rhythmus ansetzen, der zur Arbeitsintensität im Projekt passt.
Beispiel Veranstaltung: In einer frühen Phase trifft sich das Team monatlich, im Monat vor dem Termin wöchentlich, in den Tagen unmittelbar vor, während und nach der Veranstaltung mindestens täglich. Dabei wird die Dauer des Meetings mit der Häufigkeit eher kürzer, bei Krisen gibt es aber feste Termine im Kalender, die für notwendige Klärungen genutzt werden können.

Die Vereinbarungen im Meeting mit möglichst wenig Aufwand dokumentieren (z.B. ToDo-Liste oder Task-Board). Es braucht in der Regel keine Dokumentation der vorgetragenen Informationen. Ausnahme: Beim Meeting entsteht ein Bericht an nicht anwesende Auftraggeber.

Wer eine rote Statusmeldung (siehe Projektstatusampel) hat, kann die vorab schriftlich mit einer kurzen Erläuterung an alle Teilnehmenden ankündigen.

Worum geht es

Im Rückblick auf den gesamten Projektverlauf werden wichtige Punkte gesammelt. Alle Beteiligten können mit dem Projekt abschließen.

Wie geht es

Möglichst alle Projektbeteiligten kommen nach dem Projektabschluss noch einmal zusammen. Der Rahmen dafür ist gemütlich und wertschätzend.

In einer ersten Phase des Rückblicks werden besondere Erfolge und Momente des Scheiterns gesammelt. Zum Beispiel in eine entspannten Form wie bei einem Statusmeeting.

In einer zweiten Phase werden dann Erkenntnisse aus der Projektarbeit formuliert und noch offene Aufgaben gesammelt (Beispiel: Material zurückgeben, Homepage abschalten).

Im Anschluss sollte Zeit bleiben, für Dank, das Feiern des gemeinsamen Erfolgs und persönliche Abschiede.