Thomas Schäfers, Leiter des Bereichs Personal und Verwaltung im Erzbischöflichen Generalvikariat, spricht im Interview über neue Arbeitsformen und Digitalisierung in Zeiten der Krise.
Herr Schäfers, seit rund drei Wochen hat sich durch die Corona-Pandemie das gesellschaftliche, soziale und berufliche Leben massiv verändert. Auch im Generalvikariat hatte der Schutz der Mitarbeitenden und Besucher vor einer Ansteckung mit dem Corona-Virus von Beginn an höchste Priorität. Welche konkreten Maßnahmen wurden bisher ergriffen? Waren diese erfolgreich?
Die bisherigen Maßnahmen würde ich als sehr erfolgreich bezeichnen. Im Krisenstab haben wir uns intensiv mit den behördlichen Vorgaben sowie unseren Möglichkeiten beschäftigt, einen angemessenen Umgang mit dieser Ausnahmesituation zu finden. Unser Fokus im Krisenmanagement lag darauf, schnell umsetzbare, pragmatische Lösungen auf allen Ebenen zu finden.
Für das Personalmanagement hieß das beispielsweise, den Anteil der Kolleginnen und Kollegen, die im Homeoffice tätig sind, sehr zügig auszuweiten. Sowohl in unseren Einrichtungen als auch bei uns hier im Generalvikariat findet nun weitgehend Homeoffice statt. Und das läuft sehr gut! Die Kolleginnen und Kollegen nutzen die neu geschaffenen Möglichkeiten, sind erreichbar, tauschen sich aus und erledigen die anfallenden Arbeiten. Man könnte sagen, dass sich die Pandemie wie ein Katalysator auf die Digitalisierung in der Behörde ausgewirkt hat.
Viele Unternehmen und Institutionen sind von der Krise nicht nur im Bereich der Arbeitsorganisation sondern unmittelbar wirtschaftlich betroffen. In den Medien wird breit über die voraussichtlichen wirtschaftlichen Folgen der Pandemie, über Engpässe und Existenzängste berichtet. Viele Menschen sind stark verunsichert. Wie schätzen Sie die Lage für die Mitarbeitenden in den Einrichtungen des Erzbistums ein?
Ich beobachte, dass unsere Mitarbeitenden diese Wahrnehmungen teilen. Sie erleben in ihrem Freundes- und Bekanntenkreis Menschen, die von genau diesen Erfahrungen betroffen sind.
Auch in unserem Erzbistum sind wirtschaftliche Folgen der Pandemie festzustellen. Allerdings sehen wir unmittelbar keine Arbeitsplätze gefährdet. Diesen Zustand verdanken wir nicht zuletzt einer sehr vorausschauenden, langfristig ausgerichteten Finanzpolitik. Realistisch betrachtet müssen wir in diesem Jahr jedoch mit erheblichen Einschnitten in den Einnahmen des Bistums rechnen. Wir müssen daher auch mit kurzfristigen Maßnahmen dazu beitragen, uns weiterhin stabil aufzustellen. Dazu zählt unter anderem der gezielte Abbau von Urlaubstagen und Mehrarbeitsstunden in einer Phase, in der an vielen Stellen die Präsenz am Arbeitsplatz nicht zwingend erforderlich ist.
In der Praxis heißt das für das Generalvikariat, dass die Mitarbeitenden in den Osterferien acht Urlaubstage im Rahmen von Betriebsferien abbauen werden. Diese Regelung haben wir kurzfristig in Absprache mit der Mitarbeitendenvertretung vereinbart. Die damit verbundene Einschränkung der Wahlfreiheit von Urlaubstagen nehmen wir in Kauf weil, das Vorgehen in zweifacher Hinsicht nachhaltig und sinnvoll ist: Zum einen vermindern wir wirksam ein potentielles Ansteckungsrisiko am Arbeitsplatz. Zum anderen werden wir nach der Krise weniger zeitliche und finanzielle Ressourcen dafür aufwenden müssen, Mehrarbeit und Urlaubstage abzubauen. Dazu gehört natürlich auch, dass in diesen Tagen des Homeoffice keine neuen Mehrarbeitsstunden aufgebaut werden.
Niemand kann heute bereits seriös vorhersagen, wie lange diese Krise dauern und in welche Richtung sie sich entwickeln wird. Daher setzen wir alles daran, die Planungssicherheit für die Zeit nach der Krise zu erhöhen.
“Wir müssen auch mit kurzfristigen Maßnahmen dazu beitragen, uns weiterhin stabil aufzustellen.”
Thomas Schäfers
Gerade in der Krise muss die Leitungsebene greifbar sein. Das Generalvikariat ist eine zentrale Anlaufstelle im Erzbistum. Wie ist während der Betriebsferien die Erreichbarkeit für wichtige Fragen sichergestellt? Welche Themen werden kontinuierlich weiterlaufen? Und was muss hintenangestellt werden?
Der Krisenstab ist auch während des Betriebsurlaubs aktiv und telefonisch sowie per E-Mail erreichbar. Aufrechterhalten werden zudem die systemrelevanten Dienste im Personalbereich, in der Finanzwirtschaft, in der IT und Administration sowie in der Kommunikation. Wir werden selbstverständlich weiterhin Gehälter zahlen – die Mitarbeitenden, die diese Aufgaben koordinieren, werden also beispielsweise im Einsatz sein. Solche Tätigkeiten sind notwendig, damit die Gesellschaft insgesamt weiter funktioniert. Auf andere Dienste und Angebote kann im Augenblick verzichtet werdem. Wo das möglich ist, machen wir das auch. Unsere Ausleihe von Medien etwa, bestimmte Gesprächsangebote oder Fortbildungen haben wir auf ein Minimum reduziert oder sie auf digitale Alternativen umgestellt.
Im Krisenmanagement und in der Vorbereitung eines sogenannten „Shut-downs“ ist die Arbeitsbelastung der verschiedenen Akteure sehr unterschiedlich ausgeprägt. Einige Abteilungen haben in der Krise Hochkonjunktur, während andere mehr oder weniger vorübergehend abgewickelt und die Mitarbeitenden freigestellt wurden. Hat diese Ungleichverteilung Unzufriedenheiten hervorgerufen? Haben Sie Konfrontationen erlebt? Oder haben die Mitarbeitenden Verständnis für diese Sondersituation?
Insgesamt hat es ein hohes Maß an Verständnis für die Maßnahmen gegeben. Aus einzelnen Bereichen kamen gute Hinweise, was wir zusätzlich oder noch besser machen können. Das zeigt, dass viele mitdenken und sich sehr verantwortlich verhalten. Sie unterstützen die Situation und tragen sie nach Kräften mit. Das ist eine sehr erfreuliche Erfahrung.
Aktuell fahren Staat, Kirche, Wirtschaft und Gesellschaft auf kurze Sicht. Alle bisher behördlich verordneten Maßnahmen gelten zunächst bis zum 19. April 2020. Am Dienstag nach Ostern will die Regierung zusammenkommen, um die Lage neu zu sondieren und entsprechende Maßnahmen fortzuführen, anzupassen oder zu beenden. Diese Entscheidungen beeinflussen in der Folge natürlich die Handlungsoptionen des Erzbistums. Worauf stellen Sie sich aktuell ein? Wie realistisch ist es, dass ein Regelbetrieb bald wieder aufgenommen werden kann?
In dieser Phase, in der noch vieles ungewiss ist, kommt es darauf an, verantwortlich zu handeln und nicht zu gefährden, was wir in den letzten Wochen mühsam aufgebaut haben. Deshalb gehen wir nach aktuellem Stand für die Zeit nach Ostern bis Mai davon aus, dass wir die gut ausgebaute Homeoffice-Lösung und weitere digitale Arbeitsformen fortführen werden. Wir werden gespannt am Oster-Dienstag hören, was die Politik vorgibt. Diese Linie ist für uns verbindlich und wir werden das weitere Vorgehen an ihr ausrichten.
“In dieser Phase, in der noch vieles ungewiss ist, kommt es darauf an, verantwortlich zu handeln und nicht zu gefährden, was wir in den letzten Wochen mühsam aufgebaut haben.”
Thomas Schäfers
Wie können sich die Mitarbeitenden darauf vorbereiten, arbeitsfähig zu sein, und wie werden Sie über Neuerungen und Entscheidungen informiert?
Diese rein an hauptberuflich Mitarbeitende gerichtete Kommunikation läuft in jetzt erprobter Weise über die Plattform wir-desk. Dort sind wir sehr stark vertreten und die Reaktionen zeigen, dass sich das Instrument in kürzester Zeit als Informations- und Austauschplattform gut etabliert hat. Dort werden wir alle für die Mitarbeitenden relevanten Informationen bereitstellen. Bereits heute kann ich aber schon sagen, dass wir relativ sicher davon ausgehen, dass die beiden letzten April-Wochen weitestgehend im Homeoffice stattfinden werden. Die Mitarbeitenden können sich also darauf einstellen. Sie können beispielsweise konzeptionelle Arbeiten und alles das, was an E-Mails zu erledigen ist oder im Büroalltag zu kurz kommt, vorziehen. Das alles lässt sich gut in diesen Wochen von Zuhause aus erledigen. Zudem stehen Ihnen die bereits beschriebenen digitalen Möglichkeiten, etwa Videokonferenzen, für die Abstimmung mit den Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung.
Von vielen wurde sehr positiv wahrgenommen und zurückgemeldet, wie schnell die digitalen Arbeitsplätze geschaffen und ausgestattet werden konnten. Werden die neuen Möglichkeiten auch in der Zeit nach der Krise fortbestehen?
Diese Optionen sind derzeit ein fester Bestandteil unserer Arbeitswelt. Ich hoffe, dass die guten Erfahrungen dazu beitragen werden, bei den Führungskräften und den Mitarbeitenden das Bewusstsein für diese Instrumente zu schärfen und ihren Nutzen zu erkennen. Ich kann mir vorstellen, dass die Welt nach diesen Wochen eine andere sein wird, und dass digitale Arbeitsformen fest etabliert zum Arbeitsalltag dazugehören werden.
Vielen Dank, Herr Schäfers, für das ausführliche Gespräch!
Hier geht es direkt zur Plattform wir-desk. Falls Sie noch nicht registriert sind, können Sie dies dort direkt tun.
