Im März dieses Jahres endete die Homeoffice-Pflicht. Und schnell war klar: So wie vor der Pandemie werden wir zukünftig nicht mehr arbeiten. Der Digitalisierungsschub während der Pandemie ermöglicht heute ganz andere Arbeitsweisen. Auch der Fachkräftemangel, die Energiekrise sowie unsere Verantwortung für die Schöpfung können als Treiber des hybriden Arbeitens gesehen werden.
Wir haben uns mit Kolleginnen und Kollegen getroffen, die für diese Themen verantwortlich sind, und mit ihnen ihre Perspektiven auf das hybride Arbeiten beleuchtet: Lisa Kaißer, Teamleitung Personalgewinnung, Klimaschutzmanager Christian Machold, Christina Tilli, Leitung der Abteilung Verwaltung sowie Markus Freckmann, Leitung der Abteilung Entwicklung. Dabei haben wir einen Blick auf die bisherigen Erfahrungen und die Entwicklungen der Zukunft geworfen.
Seit dem Frühjahr gelten für Mitarbeitende im Generalvikariat neue Regelungen zum mobilen Arbeiten. Frau Kaißer, Sie haben diese Regelungen mit entwickelt und begleiten deren Einführung. Wie sind Ihre bisherigen Erfahrungen?
Derzeit nutzen 517 Mitarbeitende die Möglichkeit, mobil zu arbeiten. Der durchschnittliche Umfang liegt bei 45% des individuellen Beschäftigungsumfanges, also knapp der Hälfte der jeweiligen Arbeitszeit. Bisher sind weder Führungskräfte noch Mitarbeitende mit Problemanzeigen auf die Personalabteilung zugekommen. Es scheint also gut anhand des Prozesses zu funktionieren.
Das Erzbistum Paderborn wurde im FOCUS Business Ranking im März 2022 als einer der Top-Arbeitgeber Deutschlands ausgezeichnet.
Lisa Kaißer ist überzeugt, dass das unter anderem mit den vielfältigen Möglichkeiten für eine gute Work-Life-Balance zusammenhängt. Die Mitarbeitenden schätzen, dass sie in einem hybriden Konzept arbeiten können und sie so ihre Arbeits- und Freizeit besser planen können.
Als Verantwortliche für die Personalgewinnung blicken Sie ja auch mit der Perspektive der Arbeitgeberattraktivität auf das Thema. Welche Erwartungen haben Bewerberinnen und Bewerber, wenn es um flexible Arbeitsgestaltung geht?
Wir nehmen vermehrt wahr, dass der Wunsch nach Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben stetig steigt. Als Arbeitgeber müssen wir uns diesbezüglich mit anderen Arbeitgebern messen lassen. Dass uns dies gut gelingt, zeigt beispielsweise die Auszeichnung als „Top Arbeitgeber“, die wir in diesem Jahr im Focus-Ranking erhalten haben. Auch die positiven Rückmeldungen von Bewerberinnen und Bewerbern, die sich durchaus häufig vorab über unsere Angebote und Möglichkeiten der Förderung der Work-Life-Balance informieren, bestätigen dies. Auch wenn wir hier bereits gut aufgestellt sind, dürfen wir bei dem Thema nicht nachlassen. Den Fachkräftemangel nehmen wir bereits wahr. Nicht alle Stellen können immer schnell besetzt werden. Durch die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten können wir den Einzugsbereich von Bewerberinnen und Bewerbern jedoch vergrößern. Wenn ein Mitarbeitender nur an ein oder zwei Tagen in der Woche ins Büro kommen muss, wird bei einer attraktiven Stelle gerne auch schon einmal ein weiterer Fahrweg in Kauf genommen. Ebenso bietet das mobile Arbeiten Teilzeit-Arbeitenden die Option, mit mehr Stunden als geplant tätig zu sein, wenn diese ortsflexibel ausgeübt werden können.
Ich weiß aus persönlicher Erfahrung den Vorteil des hybriden Arbeitens zu schätzen, denn ich wohne in Dortmund und bin sehr froh, dass ich die Strecke nach Paderborn nicht täglich zurücklegen muss. Neben Geld spart das nämlich auch eine Menge Zeit. Als Klimaschutzmanager schaue ich aber natürlich auch aus einer anderen Perspektive auf das Thema. Laut einer Studie des Öko-Institutes von 2022 können schon bei einem Homeoffice-Anteil von 20 %, also einem zusätzlichen Tag, je nach Nutzung dieses Angebots zwischen 1,1 und 2,1 Millionen Tonnen CO² pro Jahr eingespart werden. Doch nicht nur die eingesparten Kilometer für den Arbeitsweg freuen die Umwelt, sondern natürlich auch viele wegfallende Dienstreisen, die heute durch digitale Treffen ersetzt werden. Klimaneutral sind diese natürlich auch nur dann, wenn der notwendige Strom rein aus erneuerbaren Energien kommt. Datensparsamkeit ist also weiter angebracht.
Um Ressourcen zu schonen, findet man seit langem unter Mails den Hinweis, dass nur wirklich erforderliche Nachrichten und Dateien ausgedruckt werden sollen. Wie übersetzt sich dieser Aspekt ins Digitale?
Jede Datei, die ich versende oder ablege, braucht Speicherplatz und damit auch Energie. Ja, so wie wir bislang versucht haben, den Papierverbrauch zu reduzieren, heißt es heute, Daten zu sparen. Eine Einsparmöglichkeit betrifft zum Beispiel den Einsatz der Kamera bei Videokonferenzen. Ist das Kamerabild wirklich nötig, oder kann die Kamera auch mal aus bleiben? So erzeugt eine Stunde Videokonferenz mit Bild ca. 1000g CO², ohne Bild hingegen nur etwa 4g. Auch eine gemeinsame Ablage von Dateien hilft, Datenvolumen einzusparen. Hinzu kommt, dass dadurch das gemeinsame Arbeiten an Dateien erleichtert wird.
Aktuell sparen wir dadurch nicht wirklich signifikant am Verbrauch. Punktuell sparen wir Energie bei dem Einsatz von LED-Leuchtmitteln, der Regulierung von niedrigen, gesetzlich vorgeschriebenen Raumtemperaturen, dem Abschalten von Warmwasser in den WC-Anlagen, der Reduzierung der Außenbeleuchtung und durch das Dämmen von Heizungsleitungen. Das hat aber weniger mit dem hybriden Arbeiten zu tun. Alle Gebäude sind nach wie vor in Nutzung. Die allermeisten Mitarbeitenden haben einen festen Schreibtisch, an dem sie arbeiten. Das bedeutet auch, dass wir weiterhin alle Gebäude beheizen. Allerdings bereiten wir aktuell Krisenszenarien vor. Sollte die Energie reguliert werden, müssen wir darüber nachdenken, einzelne Gebäude, nicht mehr zu nutzen. Die betroffenen Mitarbeitenden müssten dann in anderen Büros unterkommen.
Geht man aktuell durch die Flure, gewinnt man doch aber heute schon den Eindruck, dass viele Büros nicht immer belegt sind.
Ja, das stimmt. Trotzdem können wir den Mitarbeitenden ja nicht sagen, Such Dir einen freien Schreibtisch. Aktuell versuchen wir, innerhalb der Teams, in denen regelmäßig mobil gearbeitet wird, freie Raumkapazitäten zu finden. Innerhalb des eigenen Teams fallen entsprechende Regelungen oft leichter als zwischen Kolleginnen und Kollegen, die sich kaum kennen.
Welche Reaktionen erleben Sie dabei?
Das ist ganz unterschiedlich und hängt oft weniger von den Personen als von den Tätigkeiten ab. Einige Stellen arbeiten fast ausschließlich digital, andere benötigen regelmäßig Zugriff auf Papierakten. Das bedingt schon einen Unterschied in der Mobilität. Wir haben aber auch mehrere Abteilungen und Teams, die ganz bewusst experimentieren, um gute Lösungen zu finden.
Markus Freckmann, Sie leiten die Abteilung Entwicklung. Seit dem Umzug Ihrer Abteilung von der Krummen Grube in den Domplatz 11 haben die Mitarbeitenden keinen festen Schreibtisch mehr. Wie gut klappt das?
Das klappt sehr gut. Wir haben uns vor dem Umzug konkret die Frage gestellt, wie die neuen Büroräume gestaltet sein sollten, damit sie das hybride Arbeiten gut unterstützen. Das betraf sowohl unsere Arbeitsweise als auch die Ausstattung. Wenn unterschiedliche Personen einen Schreibtisch nutzen, dann muss dieser z.B. höhenverstellbar sein, oder die Docking Stations müssen für alle nutzbar sein. Andererseits haben wir im Vorfeld besprochen, was uns in der Zusammenarbeit wichtig ist und haben entsprechende Verhaltensregeln vereinbart, z.B. dass nach Dienstende der Schreibtisch leer und sauber hinterlassen wird. Das hatte zur Folge, dass unsere Räume anfangs noch sehr schlicht und optisch kalt wirkten. Da niemand mehr „seinen“ Arbeitsplatz mit Blumen oder Bildern hergerichtet hat, braucht es dafür jetzt eine gemeinsame Aufmerksamkeit, die wir inzwischen auch entwickelt haben.
Hat sich also vor allem äußerlich etwas geändert?
Nein, das würde auch zu kurz greifen. Mit dem hybriden Arbeiten haben wir Schritt für Schritt unsere Routinen angepasst. Angefangen mit neuen Besprechungsformaten und -frequenzen, über gemeinsame Themenboards zur Organisation unserer Arbeit bis hin zu Vereinbarungen für die Zusammenarbeit. Aktuell läuft das ganz gut. Aber wir haben auch vereinbart, dies regelmäßig zu überprüfen.
Haben Sie eine Empfehlung für andere?
Experimentieren! Es ist wie mit so vielem: es ist gut, einen groben Plan zu haben, diesen aber auch verwerfen zu können, wenn er nicht zum Ziel führt. Ich glaube, wir haben in der Zwischenzeit als Organisation viele gute Erfahrungen gesammelt. Hierüber sollten wir uns immer wieder austauschen, um voneinander zu lernen.
Vielen Dank für das Gespräch!
