Die zukünftige Ausrichtung der Bistumsverwaltung stand jetzt im Mittelpunkt eines Treffens der Projektverantwortlichen des Gesamtprogramms Verwaltungstransformation in Soest. Gemeinsam arbeiteten sie an der Planung und Modellierung von Prozessen und Abläufen für eine künftig stärker kundenorientierte Verwaltung im Erzbistum Paderborn.
Die Verwaltungstransformation ist ein Strang im Bistumsprozess „Glauben. Gemeinsam. Gestalten.“, mit dem das Erzbistum seine pastoralen und organisatorischen Strukturen weiterentwickelt. Ziel ist es, Verwaltungsabläufe so zu gestalten, dass sie die pastorale Arbeit bestmöglich unterstützen und zugleich für Menschen, Einrichtungen und Partner verlässlich, transparent und serviceorientiert sind. Beim Jour fixe am 4. März 2026 standen insbesondere konkrete Prozessschritte und Zuständigkeiten in der künftigen Organisation im Mittelpunkt. Die rund 30 (Teil-) Projektleiter und Programmverantwortliche aus den Bereichen Bistumsverwaltung und KiTa tauschten sich dazu über Modelle, Abläufe und nächste Umsetzungsschritte aus. Damit geht der Prozess in eine wichtige nächste Phase der Umsetzungsplanung.
Auftakt in die nächste Phase der Umsetzungsplanung
Generalvikar Thomas Dornseifer begrüßte die Teilnehmenden und berichtete aus der Klausurtagung der Erzbischöflichen Leitungskonferenz in Herstelle, wo Positionierungen zu Verwaltung, Pastoral und zum zukünftigen geistlichen Leitbild verständigt wurden.
Der Generalvikar lud ein, nun in den Teilprojekten weiter an den Zielprozessen der zukünftigen Bistums- und Kitaverwaltung zu arbeiten.
Genau daran knüpfte das Präsenztreffen in Soest an. Es galt nun Projektstränge zu synchronisieren, Abhängigkeiten und Schnittstellen zu identifizieren, offene Fragen zu klären und konkrete nächste Schritte zu vereinbaren.
Aufgrund der vielen Abhängigkeiten zur Ausgestaltung der zukünftigen Seelsorgeräume gab auch der Leiter der Koordinierungsstelle der Pastoraltransformation, Tobias Heinrich, einen Einblick in die Positionierungen nach der Klausurtagung in Herstelle. Allerdings werden zur zukünftigen Seelsorgelandschaft in den nächsten Wochen noch die Voten von Dechanten, Leitungsverantwortlichen der Pastoralen Räume und vom Diözesanpastoralrat als synodales Gremium eingeholt. Diese fließen dann in die abschließende Beschlussfassung ein.
Die Teilnehmenden markierten als große Herausforderung, dass die Substrukturen in den Seelsorgeräumen noch nicht feststehen und auch weitere Klärungen ausstehen. Es wurde vereinbart, dass diese Themen schnellstmöglich bearbeitet und entschieden werden.
Prozesse ermöglichen bestmögliche Unterstützung für Menschen in den Seelsorgeräumen
Am Nachmittag stand ein vertiefender Arbeitsblock zur Modellierung der zukünftigen Prozesse auf dem Programm. Dabei wurde mit Unterstützung aus dem Prozessmanagement der Entwicklungsabteilung zunächst die zugrunde liegende Arbeitsweise erläutert, einschließlich der eingesetzten Tools und Methoden.
Im Anschluss erprobten die Teilprojektverantwortlichen die Arbeit an konkreten Soll-Prozessen. Ziel war es, ein gemeinsames Verständnis für künftige Abläufe zu entwickeln und diese praxisnah zu modellieren.
„Die Soll-Prozessmodellierung hilft uns, Verwaltungsabläufe klar, transparent und zukunftsfähig zu gestalten. So entsteht ein echter Mehrwert für unsere Kunden und auch für uns Mitarbeitende“, resümierte die operative Programmleiterin Stefanie Müting.
Die gemeinsame Arbeit schuf eine verbindliche Grundlage für die weitere Prozessarbeit, machte aber auch deutlich, wie wichtig die engen Abstimmungen zwischen den Transformationssträngen Verwaltung und Pastoral und zwischen den Teilprojekten wie IT, Finanzen, Personal und Recht sind. Die Grundannahmen des Zielbildes werden in allen neuen Prozessen berücksichtigt. Ab Mitte 2027 soll die neue Bistumsverwaltung, die aus den drei Gemeindeverbänden und dem Erzbischöflichen Generalvikariat entsteht, arbeitsfähig sein. In einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess werden Effizienz und Kundenorientierung weiterentwickelt, damit den zukünftigen Seelsorgeräumen die bestmögliche Verwaltungsunterstützung geboten werden kann.
