Langfristige Perspektive im Blick

Die Aussage „Der Anzug wird kleiner“ gilt nicht nur für Kirchengemeinden, sondern auch für Kirchenverwaltung. Als Kirche von Paderborn stehen wir vor der Herausforderung zukünftig mit sinkenden Ressourcen auszukommen, und das bei wachsenden Qualitätsansprüchen. Unser Anspruch als Generalvikariat und Gemeindeverbände muss es sein, gerade wegen der zunehmenden Themendichte und Komplexität bessere Dienstleistungen für unsere Kunden die Kirchengemeinden zu erbringen.

Der Druck in den Kirchengemeinden ist hoch und ehrenamtliche Kirchenvorstände sind an der Grenze des Zumutbaren. Gleichzeitig bekommen wir von unseren Kunden die Rückmeldung, dass sie unzufrieden sind mit Prozessen, Geschwindigkeit und Ergebnisqualität. Aus gutem Grund haben wir unsere Energie bisher auf neue Strukturen fokussiert, z.B. die Fusion der Gemeindeverbände oder die Organisationsentwicklung im Generalvikariat. Das sind wichtige Hausaufgaben, die unsere Handlungsfähigkeit erhöhen. Und gleichzeitig lässt das Feedback unserer Kunden keine andere Antwort zu, als gemeinsam besser zu werden und spürbare Ergebnisse auf die Straße zu bringen.

Ja genau, wir haben uns auf die Suche gemacht nach einer Antwort, auf das oft von unseren Kunden gespiegelte Pingpong zwischen den Ebene und Mehrfach-Bearbeitung von Vorgängen. Weil wir überzeugt sind, dass alle unsere Mitarbeitenden bereits engagiert und motiviert arbeiten, können wir keine umfassende Verbesserung ohne Veränderung der Umstände erwarten. Wir haben also mit dem Projekt nach einem grundsätzlichen Ansatz gesucht.

Ergebnis der sauber durchgeführten Projektarbeit war die Empfehlung einer kompletten Aufgaben Neuverteilung zwischen Generalvikariat und Gemeindeverbänden, inklusive der Schaffung neuer Strukturen. Unsere gemeinsame Einschätzung nach Beratung im Steuerkreis war, dass dieser konsequente Schritt unsere Organisationen überfordert und außerdem wieder lange Energie binden würde, was uns von konkreten Dienstleistungen für die Kirchengemeinden abhalten würde. Wir haben daher entschieden, den Vorschlag nicht umzusetzen, aber an der Idee als langfristige Perspektive festzuhalten.

Die Notwendigkeit zu Handeln und gemeinsam besser zu werden besteht nach wie vor. Unsere Idee ist, wir arbeiten an konkreten Themen, die Kirchengemeinden interessieren, bei denen sie einen Nutzen spüren werden und die gleichzeitig auf die langfristige Perspektive einzahlen. Statt in einem großen Kraftakt eine Re-Organisation zu starten, nehmen wir den längeren Weg über Serpentinen. Aber auch dieser Weg führt bergauf zum Gipfelkreuz, einer zunehmend vereinheitlichten Kirchenverwaltung mit schnelleren Prozessen, besserer Kostenstruktur durch Synergien und höherer Kundenzufriedenheit.

Unser Fokus ist, was kommt unterm Strich für den Kunden raus? Dafür wollen wir konsequent Neues wagen und schrittweise Verbesserungen umsetzen, statt auf die große Gesamtlösung zu warten. Konkret werden wir bis Februar 2022 die Umsetzung folgender Ideen vorbereiten:

• Prozesse verkürzen und Freiräume schaffen
• Integrierte IT-Lösungen für Pastorale Räume anbieten
• Synergien durch Bündelung administrativer Tätigkeiten realisieren

Zugegeben, wir haben eine extra Lernschleife gedreht. Aber Umwege erhöhen die Ortskenntnis. Ich glaube Lernschleifen gehören dazu, wenn man neue Wege beschreitet. Das darf uns nicht davon abhalten loszulaufen. Wir sind wild entschlossen diese konkreten Verbesserungen umzusetzen. Unsere Frage ist nicht mehr „Geht das?“ sondern „Was braucht es, damit es möglich wird?“. Es gibt sicherlich einiges nachzuschärfen und ich freue mich, wenn sich unsere Mitarbeitenden in Gemeindeverbänden und Generalvikariat dabei einbringen. Gleichzeitig möchten wir Sie um Ihre Unterstützung bitten beim Ziel Verbesserungen für unsere Kunden umzusetzen und so Kirchenverwaltung für die Zukunft aufzustellen.