Wenn es in den kirchlichen Verwaltungen schon einmal länger dauert, liegt das meist nicht an langsam arbeitenden Kolleginnen und Kollegen. Meist sind unklare Rollen und Doppelstrukturen in Gemeindeverbänden, Generalvikariat und Kirchengemeinden dafür verantwortlich, dass sich Vorgänge in die Länge ziehen. Um hier mehr Klarheit und Effektivität zu schaffen, hat das Erzbistum Paderborn zum 1. Oktober 2020 das Projekt „Bündelung von Verwaltungsaufgaben“ gestartet. Generalvikar Alfons Hardt und der Steuerkreis „Kirchenverwaltung der Zukunft“ haben Günter Eilers als externen Partner mit der Leitung des Projektes beauftragt. Der Pädagoge und Theologe hat lange beim Bistum Essen gearbeitet, bevor er freiberuflich tätig wurde. Er kennt das Erzbistum Paderborn aus der Zusammenarbeit bei früheren Projekten, parallel begleitet er derzeit die Kooperationsräume Ost und West bei der Fusion der Gemeindeverbände. In den kommenden fünf Monaten, der ersten Projektphase, wird er zahlreiche Interviews mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den verschiedenen Verwaltungseinrichtungen führen. Wir haben mit ihm über seine künftige Arbeit gesprochen.
Sie sind seit dem 1. Oktober beauftragt. Wie starten Sie in das Projekt?
Ich habe einen Projektplan und weiß, mit welchen Leuten ich in Kontakt treten möchte, im Erzbischöflichen Generalvikariat und in den Gemeindeverbänden. Kirchenvorstände und Verwaltungsleitungen werden auch eingebunden. Es ist also schon erkennbar, wie sich die kommenden fünf Monate, die ja die erste Phase des Projektes sind, abspielen werden.
Und zwar?
Zunächst greift das Projekt ja kein neues Thema im Erzbistum auf. Eine große Aufgabe wird es daher sein, zur Kenntnis zu nehmen, was in diesem Bereich der Bündelung der Verwaltungsaufgaben und Abschaffung von Doppelstrukturen schon alles überlegt worden ist. Es hat schon viele Ideen geben, die aber teilweise noch nicht umgesetzt worden sind. Die zweite Aufgabe sind dann die Interviews mit direkten Beteiligten an den Verwaltungsprozessen: Kirchengemeinden, Erzbischöfliches Generalvikariat und Gemeindeverbände. In manchen Feldern laufen schon Überlegungen, wie Prozesse verschlankt und optimiert werden können. Da kann ich mich dann anschließen. Aus den Kenntnissen der Prozesse, den Interviews, dem Studium der „Vorstücke“ und den Einblicken, die ich als Externer in die bisherigen Vorgänge habe, entsteht dann ein Bild davon, wo Prozesse gut laufen und wo die Problemfelder liegen. Ich glaube übrigens, dass durch meine Projektleitung gar nicht so viele neue Erkenntnisse gewonnen werden. Es geht eher darum, dass ein externer Projektleiter noch einmal mit neuer Energie und Entschlossenheit die entscheidenden Punkte, um die es geht, zur Sprache bringt und verfolgt.
Worum geht es in den Gesprächen, die Sie führen werden?
Mich interessiert, wie die Prozesse aussehen in der Zusammenarbeit von Gemeindeverband, Kirchengemeinde und Erzbischöflichem Generalvikariat. Laufen die Dinge? Oder haben wir andauernd Beratungsschleifen? Wo wird wirklich entschieden? Es geht um die Effizienz von Prozessen und Entscheidungswegen. Das Projekt heißt „Bündelung von Verwaltungsaufgaben“ und damit verbunden Abschaffung von Doppelstrukturen. Genau darauf wird der Fokus liegen.
“Kirchliche Systeme sind nicht ganz so entscheidungsfreudig. Nach meiner Erfahrung können Mitarbeitende mit klaren Entscheidungen aber viel besser umgehen, weil sie dann wissen, wo sie dran sind. Dass sie sich mit den Zielen des Arbeitgebers immer weniger identifizieren, hat oft damit zu tun, dass der Arbeitgeber unklar in seinen Positionen ist.”
Günter Eilers
Welche Eindrücke haben Sie bisher von der Verwaltung im Erzbistum Paderborn gesammelt?
Zunächst einmal, dass alle auf ihrem Gebiet nach bestem Wissen und Gewissen ihren Job machen. Aber es gibt im Moment keine Entschlossenheit des Managements oder auch der Führung, kritische Erkenntnisse wirklich umzusetzen und einzelnen Personen oder Bereichen Verluste zuzumuten. Man glaubt immer, dass man Veränderungsprozesse ohne Schmerzen herbeiführen kann. Und in dem Moment, in dem man merkt: „Jetzt wird es ernst!“, schreckt man vor dieser Konsequenz zurück. Dann nehme ich wahr: Im Erzbistum Paderborn sind die Rollen von Gemeindeverbänden, Kirchenvorständen, Verwaltungsleitungen und erzbischöflicher Verwaltung nicht geklärt.
Wer sind ihre Gesprächspartner in den Interviews?
Natürlich sind für mich die Leitungen die erste Anlaufstelle. Aber wenn es um operativen Prozesse geht, in denen es möglicherweise Problemfelder gibt, kann es auch nötig sein, mit Abteilungsleitungen, möglicherweise auch mit Spezialisten und Sachbearbeitungen in Kontakt zu treten. Das wird genauso mit ausgewählten Kirchenvorständen der Fall sein.
Nach welchen Kriterien wählen Sie Kirchenvorstände aus?
Es geht um einen repräsentativen Querschnitt. Es sollen zum Beispiel Kirchenvorstände aus Diaspora-Gebieten dabei sein, aber auch aus katholisch geprägten Gebieten wie dem Hochstift. Es sollen städtische und ländliche Gemeinden dabei sein… Das wird aber keine flächendeckende Befragung der Kirchenvorstände sein. Das Erzbistum weiß sehr gut, welche Probleme die Kirchenvorstände beschäftigen. Deshalb sehe ich das eher als Stichproben an. Jetzt könnte man fragen: Wenn das doch alles bekannt ist, dann braucht man doch gar kein neues Projekt, oder? Ich glaube, dass der Sinn des Projektes vor allen Dingen darin liegt, noch einmal zusammenzufassen, was schon alles erkannt wurde und so zu fokussieren, dass das Erzbistum handlungsfähig wird.
In der Projektbeschreibung tauchen oft Begriffe wie „diffus“ oder „unklar“ auf, wenn es um die Verwaltungslandschaft des Erzbistums geht. Deckt sich das mit Ihren Eindrücken?
Es ist kein Zufall, dass diese Beschreibungen öfter als Problemansage auftauchen. Und wenn Prozesse und Wege in der Verwaltung unklar sind, dann sucht sich eben jeder und jede die eigenen Wege und versucht, nach bestem Wissen und Gewissen Einfluss zu nehmen auf die Prozesse.
Woran liegt das?
Kirchliche Systeme sind nicht ganz so entscheidungsfreudig. Nach meiner Erfahrung können Mitarbeitende mit klaren Entscheidungen aber viel besser umgehen, weil sie dann wissen, wo sie dran sind. Dass sie sich mit den Zielen des Arbeitgebers immer weniger identifizieren, hat oft damit zu tun, dass der Arbeitgeber unklar in seinen Positionen ist.
Sie haben schon angedeutet, dass es keine Veränderungsprozesse ohne Schmerzen gibt. Was heißt das konkret in Ihrem Projekt?
Mitarbeitende brauchen keine Angst um Ihren Arbeitsplatz haben. Ich persönlich glaube, dass es zu einer Umverteilung von Personal kommen wird. Wie genau, kann ich noch nicht sagen. Wenn festgestellt wird, dass Rollen nicht klar sind, dann kann es sein, dass eine Aufgabe an eine bestimmte Stelle nicht hingehört, sondern an eine andere Stelle. Wenn aber die Aufgabe da nicht hingehört, dann kann es sein, dass das Personal dort auch nicht hingehört…
Was ist im Idealfall passiert, wenn ihr Projektauftrag im Dezember 2021 endet?
Das Projekt ist dann erfolgreich, wenn die Entscheider den Mut haben, Teile oder wichtige Aspekte einer Abschaffung von Doppelstrukturen und eine Bündelung von Verwaltungsaufgaben wirklich vorzunehmen. Nicht sofort im nächsten Jahr, aber klar zu planen und zu entscheiden: 2022 machen wir das, 2023 machen wir dann das. Erfolgreich ist es auch, wenn es zu Einsparungen und Verschlankungen führt und bei den Kirchenvorständen zu mehr Zufriedenheit, was Dienstleistungen und die Geschwindigkeit von Entscheidungen angeht.
