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11
Oktober
2019
11.Oktober.2019

„Werden zunehmend vor neuen Aufgaben stehen“

Wie können komplexe Aufgaben angegangen werden, die mehrere Bereiche und Abteilungen betreffen? Mit einem Projekt. Im Erzbistum Paderborn gibt es seit 2018 das Referat Projekte und Prozesse, das derzeit 30 Projekte begleitet und unterstützt. Manchmal bringt die Abteilung von Markus Freckmann auch Projekte selbst an den Start, bis es einen Projektleiter dafür gibt. Im Interview spricht Freckmann über die aktuellen Herausforderungen und sagt, warum das projektbezogene Arbeiten in Zukunft noch wichtiger wird.

Ab wann ist ein Projekt ein Projekt?

Ein Projekt ist die Gesamtheit aller Aktivitäten, die notwendig sind, um innerhalb einer bestimmten Zeit mit festgelegten Mitteln ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Ein Projekt weist folgende Merkmale auf:

  • Neuartig / einmalig – Jedes Projekt beschäftigt sich mit einer innovativen, einmaligen Aufgabe, die zur Umsetzung der bistumsweiten Strategie dient.
  • Komplex – Die im Projekt zu bearbeitende Aufgabenstellung ist komplex und benötigt deshalb organisationsübergreifende Ressourcen und Fähigkeiten.
  • Zeitlich befristet – Jedes Projekt verfügt über einen klar definierten Start- und Abschlusstermin.
  • Definiertes Ergebnis – Jedes Projekt verfolgt ein spezifisches und eindeutig formuliertes Ergebnis bei vorgegebenen Rahmenbedingungen (Einsatz von Ressourcen, Umfang der Aufgabe).
  • Qualitätsorientiert – Das Projekt erfordert die Einhaltung verbindlicher Qualitätsstandards und -anforderungen.
Interview mit Markus Freckmann, Leiter des Referats Projekte und Prozesse
Redaktion

Herr Freckmann, worauf fällt der Hauptteil Ihrer Arbeit im Projektmanagement?

Markus Freckmann

Wir denken das Generalvikariat in verschiedenen Managementbereichen: Generalvikar, Dienste, Ressourcen und Entwicklung. Die Bereiche werden von Managementteams verantwortet, die auch dazu in der Lage sind, Projekte zu beauftragen. Wenn das geschieht, sorgen wir dafür, dass es mit Qualität passiert und dass das Ziel erreicht wird. Unser Anspruch ist es, dass eine zunehmende Zahl an Projekten zu den beauftragen Bedingungen ans Ziel zu bringen.

Meistens geht es dabei darum, in die Vorbereitung zu investieren, Konzepte zu erarbeiten und Entscheidungen voranzutreiben. Während ein Projekt läuft, erstellen wir alle zwei Monate eine Übersicht für die Auftraggeber, damit sie sehen können, wie die Projekte laufen.

Redaktion

Wie ist Ihr Empfinden, woran es bei Projekten meistens fehlt? Wo hakt es?

Freckmann

Ein ganz großer Teil des Projekterfolgs hängt vom Anfang ab. Es sollte einen Auftraggeber geben, der ein Ziel und die Rahmenbedingungen feststeckt – und es muss ein Team geben, das das Ziel zu den Bedingungen erreichen möchte. Beide Seiten müssen miteinander einen fairen Vertrag aushandeln. Das wird oft ganz vergessen oder nicht ernstgenommen. Deshalb erinnern wir in der Klärungsphase und im Verlauf des Projekts oft an die Bedingungen und weisen darauf hin, wenn der Auftrag nicht umgesetzt wird.

Redaktion

Welche Methoden geben Sie den Mitarbeitern an die Hand, damit ein Projekt gut läuft?

Freckmann

Das wirksamste Tool ist für mich die To-Do-Liste, die klärt: Wer macht was bis wann? Eine kleine, einfache Liste hilft schon viel. Wenn alle die Aufgaben einhalten und wechselseitig darauf achten, dann läuft es auch.

Markus Freckmann leitets das Referat Projekte und Prozesse, das in der Zentralabteilung Entwicklung angesiedelt ist. Gemeinsam mit Kersten Schuhmacher begleitet und unterstütz er bistumsweiste Projekte.

Redaktion

Wie sehr müssen Sie auch die Projekte untereinander koordinieren?

Freckmann

Unsere Aufgabe ist es, dass das Generalvikariat einen Überblick über die Projekte erhält und sie steuern kann. Wir haben alle Projekte im Blick und helfen dabei, Prioritäten zu setzen, damit der Auftraggeber handlungsfähig bleibt und die Projekte steuern kann: Wem müssen zuerst Ressourcen zur Verfügung gestellt werden? Welches Projekt kann noch etwas warten? Sinnbildlich versuchen wir zu vermeiden, dass beim Flughafen-Bau der Kundendienst längst fertig ist, während der Brandschutz noch zwei Jahre braucht und im Endeffekt nach zwei Jahren die Bildschirme an den Schaltern ausgetauscht werden müssen, obwohl kein Kunde darauf geblickt hat. In den einzelnen Projekten dürfen wir sicherlich Fehler machen, aber als Organisation dürfen wir nicht immer wieder dieselben Fehler machen.

Redaktion

Was lernen Sie persönlich, wenn Sie die Projekte unterstützen und begleiten?

Freckmann

Ich lerne viele neue Menschen und Themen kennen. Dabei ist besonders spannend zu erfahren, wie viele unterschiedliche Sichtweisen es auf ein Thema gibt. Wenn man denkt, man hätte eine Situation verstanden, dann kommen mehrere Leute zusammen und die Zahl der Möglichkeiten, wie die Situation zu verstehen ist, erhöht sich auf eine spannende Art – wobei keine der Versionen falsch oder richtig ist. Um ein Ergebnis erzielen zu können, muss man sich jedoch auf eine Seite schlagen. Dann ist es toll, wenn es funktioniert und die Menschen die Entscheidung mittragen. Spannend wird es, wenn es dann erst recht hakt und man den Punkt finden muss, an dem man neu ansetzt.

Redaktion

Wie wichtig wird das Projektmanagement in Zukunft für die Entwicklung der Kirche im Erzbistum Paderborn?

Freckmann

Das Verständnis von Kirche als einer großen Maschine, in der ein Zahnrad ins andere greift und oben einer die Schalthebel umlegt, ist in einer Welt, in der es keine linearen Antworten mehr gibt, an massive Grenzen gestoßen. Deswegen ist es wichtig, dass es das Zukunftsbild mit der Projektarbeit gibt. Wir werden zunehmend vor Aufgaben stehen, die für uns neu sind und die wir als Projekt mit Teams aus unterschiedlichen Bereichen und begrenzten Möglichkeiten und Termindruck bearbeiten müssen.

Redaktion

In welchen Bereichen denn?

Redaktion

Wahrscheinlich lässt sich kein Bereich davon ausschließen. Es gibt nicht mehr den einen Kirchturm, der einen durchs Leben begleitet. Wir sind unterwegs, haben Freunde in der ganzen Welt, und haben einen Alltag, der durch die globale Wirtschaft geprägt ist. Wenn das Erzbistum Paderborn die Menschen in dieser Welt und ihre Themen begleiten möchte, gibt es nicht für jedes Problem einen Entscheider. Da muss man ein Thema angehen, für das es noch keinen Zuständigen gibt. Menschen, die das noch nie gemacht haben, müssen das dann übernehmen können.

Redaktion

Herr Freckmann, vielen Dank für das Gespräch.

Das Interview führte Tobias Schulte.

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