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27
Juli
2020
27.Juli.2020

Verbindlichkeit sichert uns Vertrauen

Interviewreihe „7 Leitsätze zur Organisationsentwicklung“: Florian Lüdeke darüber, was verbindlich getroffene Entscheidungen mit Vertrauen zu tun haben

Wenige Monate nach Veröffentlichung des Zukunftsbildes erhielten die Mitarbeitenden im Erzbischöflichen Generalvikariat einen Satz bunter Karten mit „7 Leitsätzen der Organisationentwicklung“. Diese Sätze zeigten eine erste Richtung an, wie der vom Zukunftsbild beabsichtigte Kulturwandel im Generalvikariat aussehen könnte.

Fünf Jahre danach fragen wir bei Abteilungsleitungen nach: Werden die Leitsätze gelebt? Wie hat sich die Kultur in unserer Behörde schon verändert? Florian Lüdeke, Leiter der Abteilung Einrichtungen, externe Rechtsträger im Bereich Finanzen, gibt Auskunft zum Leitsatz „Wir sichern Verbindlichkeit, indem wir Sorge tragen für die Einhaltung von verständigten Entscheidungen.“

Redaktion

Herr Lüdeke, was bedeutet für Sie ganz allgemein Verbindlichkeit?

Florian Lüdeke

Verbindlichkeit bedeutet für mich, dass sich Partner auf untereinander geschlossene Vereinbarungen verlassen können und nicht Sorge tragen müssen, dass das eben Besprochene fünf Minuten später keinen Wert mehr hat. Verbindlichkeit geht meines Erachtens zeitgleich auch immer mit Wertschätzung einher – Wertschätzung für mein Gegenüber und den Inhalt der getroffenen Vereinbarungen.

Redaktion

Welche Bedeutung hat der Leitsatz denn genau für Ihre tägliche Arbeit? Inwiefern ist er in Ihr tägliches Handeln integriert?

Florian Lüdeke

In meiner Arbeit mit externen Rechtsträgern werde ich ständig an der Verbindlichkeit meiner Äußerungen und meines Handelns gemessen. Fehlt die Verbindlichkeit in meinen Aussagen und Entscheidungen, so würden sich die Mitarbeitenden berechtigterweise über mangelnde Rückendeckung beklagen. Von einer Führungskraft müssen die Mitarbeitenden Verbindlichkeit erwarten können, wenn es gilt Entscheidungen, auch unliebsame, zu kommunizieren, zu erklären und durchzusetzen.

Verbindlichkeit bedeutet aber auch, dass mein Gesprächspartner Entscheidungen akzeptiert und respektiert. Die Entscheidungen, die in unserer Einrichtung getroffen werden, betreffen oftmals viele Fachbereiche, die ihre ganz eigene fachliche Sicht auf die Dinge haben. Die letztendlich getroffene Entscheidung sollte dann aber verbindlich sein und nicht wieder in Frage gestellt werden.

Redaktion

Gibt es Ausnahmen?

Florian Lüdeke

Nur dann, wenn sich neue, wesentliche Informationen ergeben, die zu einer anderen Entscheidung führen könnte. Andernfalls haben alle Fachbereiche die Entscheidung mitzutragen, so wie sie getroffen wurde. In der Vergangenheit gern gelebte Sonderwege, kann es im Zusammenhang mit diesem Leitsatz nicht mehr geben.

Redaktion

Sonderwege? Was meinen Sie damit?

Florian Lüdeke

Ich möchte damit sagen, dass getroffene Entscheidungen von Bestand sein müssen und auch, wenn ein gutes Verhältnis zu anderen Entscheidungsträgern besteht, dieses nicht zweckentfremdet werden darf. Wenn sich guter, persönlicher Beziehungen, umgangssprachlich gerne als Vitamin B bezeichnet, bedient wird, um berufliche Interessen durchzusetzen, entspricht das nicht einer vertrauensvollen Zusammenarbeit.

Redaktion

Warum ist denn Verbindlichkeit in Ihrer Arbeit, mit externen Partnern, überhaupt so wichtig?

Florian Lüdeke

Unsere Abteilung hat sehr viele Berührungspunkte zum einen mit Partnern aus dem kirchlichen Umfeld, wie z.B. Verbände, und zum anderen zu Vertragspartner des Erzbistums, wie Auftragsnehmer oder Mieter erzbistumseigener Immobilien.

Unsere Verbände können auf unsere Zusage, sie bei ihrer inhaltlichen Arbeit bestmöglich zu unterstützen, vertrauen. Wenn ich in Gesprächen Zusagen für bestimmte Unterstützungen gebe, so muss mein Wort Bestand haben, andernfalls geht das Vertrauen in meine Person, aber vielmehr in unsere Organisation verloren. So kann es passieren, dass wir Ehrenamtliche verlieren, die in der Fläche unseres Erzbistums wirken. Das wollen wir unter keinen Umständen.

Bei den Auftragnehmern beispielsweise im Bereich von Baumaßnahmen ist Verbindlichkeit in besonderer Weise gefragt. Auf der einen Seite können die Unternehmen, die mit uns Verträge geschlossen haben, darauf vertrauen, dass ihre Leistungen bezahlt werden. Auf der anderen Seite haben wir gegenüber den Unternehmen die Erwartung, dass die Leistungen fristgerecht und mängelfrei erbracht werden. Stellen Sie sich vor, es würde hier nur ansatzweise an Verbindlichkeit auf unserer Seite fehlen. Wer würde mit dem Erzbistum Paderborn noch Vertragsbindungen eingehen wollen?

Redaktion

Sie sind zwar schon seit fünfeinhalb Jahren im Haus, sind Ihre derzeitige Stelle aber erst im April angetreten. Wie sind Ihre Erfahrungen seit Rollenantritt?

Florian Lüdeke

Meine Erfahrungen sind grundsätzlich gut, unabhängig von meiner jetzigen oder vorherigen Tätigkeit. Sicherlich wünscht man sich in der einen oder anderen Situation, dass Verbindlichkeit bereits zur Selbstverständlichkeit bei all den verschiedenen Akteuren geworden ist.

Daher ist es auch immer die Aufgabe den Leitsatz ins Gedächtnis aller Beteiligten zu rufen. Optimierungs- und Entwicklungsbedarfe bei der Umsetzung eines jeden Leitsatzes gibt es auf allen Ebenen, dies gehört aus meiner Sicht zu einer lernenden Organisation dazu.

Redaktion

Hat sich die Bedeutung des Satzes Ihrer Meinung nach in den vergangenen Jahren geändert?

Florian Lüdeke

Im Grunde genommen ist der Kern dieses Leitsatzes doch Grundlage für unser gesamtes Handeln, sei es als Privatperson oder als Mitarbeitende des Erzbistums Paderborn. Insofern hat die Sicherung von Verbindlichkeit schon immer eine große Bedeutung.

Ich glaube, dass sich nicht die Bedeutung geändert hat, sondern vielmehr die Sensibilität und die Aufmerksamkeit für diesen Bereich wurden deutlich geschärft. Dafür gibt es gerade in unserem Hause einige deutliche Hinweise, wie beispielsweise die Aufnahme, Beschreibung und Evaluierung unserer Prozesse.

Aber auch die Erfahrungen aus der Prüfung unseres Jahresabschlusses durch einen externen Wirtschaftsprüfer und der Veröffentlichung unseres Finanzberichtes zeigen uns, wie sich der Fokus geschärft hat. Die Aufgaben und Fragestellungen waren uns schon zuvor vertraut, die Gewichtung und Priorität hat sich jedoch verändert.

Redaktion

Was würde denn passieren, wenn sich eine Partei nicht an den Leitsatz hält und Vereinbarungen nicht eingehalten werden? Welche aAuswirkungen hätte dies?

Florian Lüdeke

Ich glaube, es kommt darauf an, wie häufig und wie gravierend die Abweichungen sind. In manchen Fragestellungen wird es dazu kommen, dass getroffene Entscheidungen aufgrund geänderter Rahmenbedingungen oder neuer Informationen revidiert werden müssen. Das darf aber nicht der Regelfall sein oder als Ausrede dienen, wenn uns eine getroffene Entscheidung nicht mehr in den Kram passt.

Die Abweichung von Entscheidungen müssen dementsprechend so gering wie möglich gehalten werden, denn sonst ist es schnell um das bereits angesprochene Vertrauen in uns und unsere Organisation geschehen und das Schwinden des Vertrauens hat erhebliche Folgen.

Redaktion

Können wir diesem denn irgendwie vorbeugen?

Florian Lüdeke

Die Qualität und Beständigkeit unserer Entscheidung hängt ganz maßgeblich von der Vorbereitung der Entscheidung ab. Treffen wir eine Entscheidung eher auf einer dünnen Informationsgrundlage, ist das Risiko hoch, dass wir über kurz oder lang in einen Konflikt geraten und die Verbindlichkeit schwierig zu sichern ist.

Gut vorbereitete Entscheidungen bedürfen zunächst einer inhaltlichen Zieledefinition, diese ist mit unserer Strategie abzugleichen, hieran auszurichten und darauf aufbauend ein Konzept zum jeweiligen Projekt zu entwickeln. Die notwendigen Fragen zu den benötigten Ressourcen sind daran anschließend zu analysieren und hinreichend zu bewerten. Schritt für Schritt legen wir somit einen guten Grundstein für die Verbindlichkeit unserer Entscheidungen und das Vertrauen in unsere Organisation.

Vielen Dank für das Gespräch.

Interviewreihe "7 Leitsätze zur Organisationsentwicklung"

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