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18
Februar
2020
18.Februar.2020

Neue Aufbauorganisation im Erzbischöflichen Generalvikariat in Kraft

Interview mit den Bereichsleitern Thomas Schäfers und Michael Bredeck zur Organisationsentwicklung im Erzbischöflichen Generalvikariat

Im Rahmen der Organisationsentwicklung zur Umsetzung des Zukunftsbildes im Erzbischöflichen Generalvikariat wurde rückwirkend zum 1. Januar 2020 eine neue Aufbauorganisation in Kraft gesetzt. Thomas Schäfers, Bereichsleiter Personal und Verwaltung, sowie Monsignore Dr. Michael Bredeck, Bereichsleiter Entwicklung und Kommunikation, sind die Verantwortlichen für diese Veränderungen. Im Interview mit Redaktionsleiter Dirk Lankowski sprechen sie über Motivation, Chancen und Risiken sowie konkrete Umsetzungsschritte.

Redaktion

Das Managementteam für das Erzbischöfliche Generalvikariat hat jetzt grünes Licht für Ihre Pläne gegeben. Sind Ihre Ziele damit erreicht?

Thomas Schäfers

Mit der Inkraftsetzung der neuen Aufbauorganisation haben wir einen wichtigen Schritt getan. Vor diesem nach außen sichtbaren Schritt stand ein intensiver Beratungsprozess, bei dem es an vielen Stellen weniger um die formale Abbildung unserer Strukturen ging, als vielmehr um einen Weg der Verständigung darüber, was unsere Organisation zukünftig kennzeichnen soll.

Michael Bredeck

Ich kann das nur unterstreichen. Es geht dabei um Fragen der Wirksamkeit unseres Handelns und um unsere Haltungen, mit denen wir in die Zukunft gehen wollen. Das alles zeigt, dass die aktuelle Entscheidung nur ein Schritt von vielen ist, die noch vor uns liegen.

Redaktion

Organisationsentwicklung, Aufbauorganisation und Organisationsplan – das sind schon gewaltige Begriffe. Was versteckt sich eigentlich dahinter?

Bredeck

Bei der Organisationsentwicklung geht es im Grunde um die Qualität und Reife und damit um die Zukunftsfähigkeit unserer Organisation. Neben Fragen der Strategie betrachtet die Organisationsentwicklung immer auch strukturelle und kulturelle Aspekte.

Schäfers

Die Antwort auf die Frage, mit welcher Struktur wir gut in die Zukunft gehen können, wird im Organisationsplan festgehalten. Er bildet alle organisatorischen Einheiten des Generalvikariates ab und stellt die Beziehungen zwischen ihnen dar. Der Begriff Organigramm als grafische Darstellung ist vielen geläufiger. Die Aufbauorganisation zeigt also, welche Bereiche und Abteilungen existieren und wie die Aufgaben unter den Mitarbeitenden verteilt sind.

Redaktion

Warum haben Sie diese Organisationsentwicklung gestartet?

Bredeck

Wir haben mit dem Zukunftsbild einen Rahmen für das diözesane Handeln. Diesen Rahmen in unserem Haus mit Leben zu füllen, ist nach wie vor das Ziel der Organisationsentwicklung. Es geht um die Umsetzung des Zukunftsbilds. Die Pastoralen Räume und weiteren Einrichtungen erfahren die Veränderungen schon seit geraumer Zeit. Wenn das Generalvikariat Rahmenbedingungen schaffen will, die wirksames Handeln vor Ort unterstützen, dann können wir nicht einfach so weiter machen wie bisher. Dann müssen wir uns diesen Veränderungen stellen.

"Die neuen Bezeichnungen sollen deutlich machen, dass die Türen für Veränderung geöffnet sind."

– Monsignore Dr. Michael Bredeck

Redaktion

Die bestehende Struktur im Generalvikariat war gelernt: Haupt- und Zentralabteilungen, Abteilungen, Referate… Jetzt sprechen wir von Bereichen, Abteilungen und Teams. Ist das nicht nur oberflächlich ein neuer Anstrich?

Bredeck

Dieser Eindruck wäre fatal, wenn auch augenscheinlich möglich. Die neuen Bezeichnungen sollen deutlich machen, dass die Türen für Veränderung geöffnet sind.

Schäfers

Die Veränderungen des Organisationsplans sind ein Baustein der Organisationsveränderung. Es ist eine Änderung auf der formalen Seite, die nötig ist, damit die anderen Veränderungen der Organisation wie neue Formen der Zusammenarbeit und eine klare Rollenverteilung ihre Wirkung entwickeln können, ohne durch formale Dinge beeinträchtigt zu werden.

Redaktion

Was bedeutet dieser Prozess für die Mitarbeitenden?

Schäfers

Das Management hat mit den neuen Prinzipien, nach denen wir die Organisation mehr und mehr gestalten wollen, etwas angestoßen. Dafür, dass die Bewegung in diese Richtung weitergeht, ist jede und jeder mitverantwortlich.

Bredeck

Wenn wir im Zukunftsbild von Vertrauen und Verantwortung sprechen, dann hat das auch für uns hier eine konkrete Bedeutung. Für uns Führungskräfte besteht eine Herausforderung sicher darin, Verantwortung zu übertragen. Für Mitarbeitende kann diese Delegation von Verantwortung neue Handlungs- und Gestaltungsspielräume eröffnen. Das müssen wir miteinander einüben. Vertrauen ist dabei eine wichtige Basis.

Redaktion

Wo spüren denn jetzt schon Mitarbeitende konkrete Auswirkungen?

Bredeck

Ich glaube schon, dass Mitarbeitende an einzelnen Stellen schon Veränderungen wahrnehmen können. Dennoch weiß ich auch, dass vieles von dem, wofür wir jetzt formal den Weg freigemacht haben, erst im Laufe der Zeit wirklich erfahrbar wird.

Redaktion

Was erhoffen Sie sich von dieser neuen Struktur?

Bredeck

Insgesamt geht es um eine höhere Wirksamkeit unseres Handelns für die, für die wir es tun. Das sollte unser Maßstab sein. Ermöglichen die Rahmenbedingungen, die wir hier gestalten, wirksames Handeln vor Ort in den Pastoralen Räumen und Einrichtungen?

Schäfers

Dazu brauchen wir eine gemeinsame strategische Ausrichtung und dürfen uns nicht in Detailfragen verlieren. Darum ist es auch so wichtig, dass wir uns die Verantwortung teilen und die operative Verantwortung dort verorten, wo die Expertise ist.

Redaktion

Haben Sie so viele Defizite in der alten Aufbauorganisation vorgefunden?

Schäfers

Unsere bisherige Struktur war stärker „versäult“ als es für eine gemeinsame Ausrichtung dienlich war. Wenn wir uns gemeinsam in eine Richtung entwickeln wollen, dann brauchen wir mehr Vernetzung. Das ist auf Ebene der Organisationsbereiche durch die Managementteams Dienste und Ressourcen bereits umgesetzt. Dies wollen wir zukünftig auch unterhalb der Leitungsebene weiter forcieren, z.B. durch Projekte und Kompetenzeinheiten, die die Linienorganisation ergänzen werden.

Redaktion

Wie geht die Umsetzung jetzt weiter?

Schäfers

Wir wollen, dass die Umstellung ab April überall sichtbar ist. Dann sollten auch Dinge wie Türschilder, Briefköpfe und E-Mail-Signaturen zur neuen Struktur passen. Ein neues Corporate Design haben wir im letzten Jahr schon eingeführt. Für die Umsetzung der Prinzipien haben wir uns einen zeitlichen Korridor bis Ende 2024 vorgenommen. In dieser Zeit werden wir überprüfen, wie stimmig unsere Struktur und Kultur zueinander sind. Das heißt auch, dass weitere Anpassungen der Organisation möglich sind.

Redaktion

Wie können sich Mitarbeitende jetzt einbringen?

Schäfers

Ohne unsere Mitarbeitenden können wir die Zukunft nicht gestalten. Jede und jeder trägt dazu bei. Daher ist es wichtig, dass wir das Potenzial unserer Mitarbeiterschaft nutzen! Das können kleine Veränderungen im direkten Arbeitsumfeld sein oder auch Ideen oder Hinweise, die darüber hinausgehen.

Bredeck

Wir haben erste Instrumente, die eine Beteiligung ermöglichen. Sei es das Verbesserungsmanagement oder seien es Formate wie der Thinking Thursday. Das ist ein Anfang, den wir aber weiter systematisieren wollen. Eine Idee ist dazu die Einführung regelmäßiger Mitarbeiterbefragungen.

Redaktion

Ist der Prozess denn irgendwann abgeschlossen oder wie geht es zukünftig weiter?

Bredeck

Ich bin sicher, dass die Veränderung nicht mehr aufhört. Das ist nicht kirchenspezifisch, sondern gesamtgesellschaftlich zu beobachten. Daher ist es so wichtig, dass wir lernen gut mit Veränderungen umzugehen, um sie miteinander und ohne Verletzungen und Verwerfungen gestalten zu können.

Vielen Dank für das Gespräch.

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