Drei Gemeindeverbände wachsen zusammen
„Wenn die Strukturen größer werden, muss in Details nachjustiert werden“ – zu diesem Resümee kamen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der katholischen Gemeindeverbände Hellweg, Hochsauerland-Waldeck und Siegerland-Südsauerland im Rahmen eines mehrtägigen Workcamps im Markes-Haus in Meschede-Eversberg. Rund 140 Frauen und Männer unterstützen die ehrenamtlichen Kirchenvorstände der katholischen Kirchengemeinden zwischen Hamm und Siegen bei der Kirchenverwaltung an den Standorten Soest, Meschede und Olpe. Als Dienstleister gehören zu ihren Aufgabenbereichen beispielweise die Finanzbuchhaltung, Haushaltsplanung, Bauangelegenheiten sowie Liegenschafts- und Personalverwaltung.
„Um die Herausforderungen vor Ort auch in den größeren pastoralen Einheiten stemmen zu können, wird zukünftig eine Verwaltungsleitung vor Ort die Verwaltung führen und organisieren. Das entlastet Pfarrer und Kirchenvorstände deutlich“, erklärt Josef Mertens. Er ist Geschäftsführer der drei noch eigenständigen Gemeindeverbände im Kooperationsraum Mitte des Erzbistums Paderborn. „Die Pastoralen Räume wachsen nach und nach zu gelebten Organisationen zusammen und dort braucht es neben den Standarddienstleistungen weitere deutliche Unterstützung, erklärt Mertens.
Aufgaben der Kirchenverwaltung werden anspruchsvoller
„Und hier kommen die Gemeindeverbände zum Zug und entlasten Seelsorger und ehrenamtliche Kirchenvorstände durch professionelle Dienstleistungen von ihren Verwaltungsaufgaben“, erläutert Josef Mertens. Um jedoch den Anforderungen der gewachsenen pastoralen Strukturen und den zunehmend fachlich schwerer werdenden Herausforderungen von außen gerecht zu werden, müsse sich auch die Kirchenverwaltung neu aufstellen. „Anspruchsvolle Themen, wie zum Beispiel Umsatzsteuer und Datenschutz, verlangen eine hohe Fachkenntnis und um diese zu gewährleisten, müssen wir auch die Organisation in der Kirchenverwaltung zukunftsfähig auf- und ausbauen“, führt der Geschäftsführer aus.
Über die letzten drei Jahre hinweg durchliefen die beteiligten Gemeindeverbände daher einen umfangreichen Kooperationsprozess, der in der Zusammenlegung des Personalstamms aller drei Standorte in eine gemeinsame Struktur mündete. „Durch diesen Schritt ist es uns gelungen die Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch gezielter einzusetzen und zu bündeln und durch die gewachsenen Strukturen zum Beispiel günstigere Urlaubs- und Vertretungsregelungen zu ermöglichen“, so Mertens.
Die Zusammenlegung der knapp 140 Kolleginnen und Kollegen habe aber auch insbesondere im Kommunikationsbereich zu neuen Herausforderungen geführt. Man müsse sowohl im Umgang mit den Kunden aus dem Bereich der Kirchengemeinden wie auch untereinander neue Formen und Wege definieren, um den notwendigen Informationsfluss durchgehend zu gewährleisten.
Größere Strukturen erfordern neue Kommunikationswege
Eben diese Kommunikationsherausforderung standen im Fokus des Workcamps in Eversberg. „Die Erfahrungen haben uns gezeigt, dass es durchaus Sinn macht, sich abseits der eigenen Schreibtische und Seminarräume gemeinsam zurückzuziehen und in Klausur zu gehen“, resümiert Josef Mertens nach der zweiten Veranstaltung dieser Art. „Der Kooperationsprozess ist für viele mit großen Veränderungen verbunden“, berichtet er. Deshalb sei es so wichtig, zusammenzusitzen und diese Prozesse positiv und motivierend – aber auch durchaus kritisch – zu begleiten. „Ziel war es insbesondere den Kolleginnen und Kollegen Hilfestellungen für ihre alltägliche Arbeit mitzugeben. Zudem galt es in einzelnen Bereichen Bestandsaufnahmen durchzuführen sowie Wege und Ziele für die Zukunft festzulegen“, führt Josef Mertens aus und zieht namens aller Beteiligten ein positives Fazit der Tage in Eversberg.
In einer offenen Abendveranstaltung wurden die Ergebnisse der Seminare und Arbeitsgruppen abschließend dem interessierten Publikum präsentiert. So waren die Mitglieder der Kirchenvorstände und die leitenden Pfarrer der Pfarrgemeinden im Kooperationsraum eingeladen, sich ein Bild davon zu machen, was „ihre“ Kirchenverwaltung beschäftigt. „Für mich ist dieser Termin ein willkommener Anlass zum Netzwerken, fachlichen Gedankenaustausch und zur Information über den Kooperationsprozess“, stellt ein Kirchenvorstandmitglied aus Warstein fest, während er die zahlreichen Stellwände mit den Arbeitskreisergebnissen betrachtet. „Wir fühlen uns durch den Gemeindeverband hervorragend betreut und in unseren Verwaltungsaufgaben in der Pfarrgemeinde kompetent unterstützt. Durch die Kooperation der drei Kirchenverwaltungsbereiche sind die Fachabteilung mit vielen neuen Gesichtern besetzt und ich freue mich, dass ich hier einige von ihnen treffen und kennenlernen kann“, resümiert ein anderes Kirchenvorstandsmitglied und freute sich über das Angebot zum Gedankenaustausch.
